关于硕、博士研究生毕业论文电子版与纸质文件同步归档的通知

各院系、各单位：

随着学校“数字化校园”的启动，档案数字化、信息化工作势在必行，学校档案工作委员会于2015年10月印发了《长江大学档案信息化建设实施意见》，要求自2015年始长江大学硕、博士研究生毕业论文电子版要与纸质文件同步归档。

从2016年开始，我校硕、博士研究生毕业论文电子版的归档率要达到100%。请各院系接到通知后能及时通知本单位研究生在毕业离校前，按照《长江大学硕、博士研究生学位档案归档办法》（详见附件）要求，将本人的毕业论文纸质文件和电子版一并归档。

各院系档案员负责审核本单位研究生毕业论文纸质文件和电子版归档是否完整、准确。可点击档案馆网站上《研究生毕业论文电子文件管理系统》的“研究生毕业论文浏览”功能，查询并核准本单位研究生毕业论文电子版归档情况。同时接收研究生毕业论文纸质文件交档案馆科技档案室归档。在确认研究生毕业论文纸质文件和电子版全部归档齐全、完整准确后，再开据归档合格证明。

特此通知。

附件：长江大学硕、博士研究生学位档案归档办法

档案馆、研究生院

二0一五年十月月二十日

附件：

长江大学硕、博士研究生学位档案归档办法

长江大学硕、博士研究生学位档案是教学档案的重要组成部份。它包括每位研究生在校学习期间所形成的毕业论文纸质文件和电子版、学位照片及学位评审材料等，这些材料具有原始凭证价值，属永久、长期保存档案。

凡获得长江大学硕、博士学位的研究生，在毕业离校前都要将本人在校学习期间形成的上述材料归档。具体归档办法如下：

一、归档范围：

1、有指导教师签字的研究生毕业论文纸质文件

2、与研究生毕业论文纸质文件内容、格式一致的电子版

3、穿硕、博士学位服拍摄的二寸彩色照片

4、研究生学位评审材料

二、归档要求：

1、研究生毕业论文纸质文件归档

研究生毕业论文需用A4纸打印，统一用研究生院印制的封面，用线绳装订。论文答辩通过后，将有指导教师签字的毕业论文和长江大学档案著录卡一并交系档案员处归档。

2、研究生毕业论文电子版归档

研究生本人将与毕业论文纸质文件内容、格式一致的电子版（注明保密时限）直接上传到档案馆服务器上归档。

档案馆已在校园网上开发了《研究生毕业论文电子文件管理系统》，可通过登陆长江大学档案馆网站点击“数字档案馆”栏目中“毕业论文电子文件归档”菜单进入系统页面，即可录入有关信息并按操作步骤上传本人论文，论文格式为PDF。档案馆将对所有上传的研究生毕业论文根据作者本人提出的保密时限及《档案法》有关规定进行管理并确保其安全。

3、毕业生学位照片归档

凡获得硕、博士学位的研究生，请在档案馆安排的各院系照相时间内，到校档案馆声像室（文科楼213室）拍摄穿硕士或博士学位服的二寸彩色照片归档。

4、研究生学位评审材料归档

各院系的研究生学位评审材料，由研究生院统一收齐并审核后，直接送档案馆归档保存。

三、归档时间；

各院系硕、博士研究生毕业论文纸质文件和电子版、学位照等在研究生毕业离校前归档。研究生学位评审材料于次年4月份前归档。

四、归档手续：

研究生在毕业论文纸质文件和电子版归档后，由各单位档案员出具有档案员签字的归档合格证明。持该证明到档案馆声像室确认学位照片是否归档并盖章，然后到研究生院办理离校手续。

档案馆

二0一五年十月月二十日