关于做好2018年研究生学籍档案归档工作的通知

作者: 时间:2018-06-20 点击数:

各院系:

根据《长江大学档案管理暂行办法》的要求,为做好2018年度研究生学籍档案归档整理工作,确保档案及时、完整、规范地归档,现将有关事项通知如下:

一、归档范围:

2018届硕、博学籍档案(纸质版及电子版)

二、归档时间要求:

各院系及相关单位的档案须在9月底前完成所有立卷、移交、归档工作。各部门档案员须确保档案材料完整、齐全,不可漏归。各部门领导应重视本部门相关档案材料的归档工作,监督本部门档案员做好档案归档工作。

三、归档质量要求:

1、学籍档案应收集齐全,不应有破损和污染。所有档案应为原件,复印件一律不收。博士、硕士论文不收纸质版,各学院将电子版收齐后统一刻盘,与纸质档案一并移交档案馆。

2、学籍档案须按照规定格式整理。页码统一用铅笔填写,正面填写在右上角,反面填写在左上角。

3、填写卷内目录(附件1)、备考表(附件2)、姓名条(附件3)。备考表中整理人与检查人需手写签名或盖章,并与档案材料一并装订。装订采用“三孔一线”方式装订,装订时使用双股线装订,务必保证装订牢固,切不可掉页、缺页。

四、移交验收:

1、学籍档案归档时,纸质档案与电子文件须同步归档。各院系在提交纸质档案时,必须同时按规定格式提交相关档案目录的电子版。

2、移交档案时各类档案(纸质档案与电子文件)经交接双方检查核对无误,按归档要求验收后,正式办理移交手续。按要求填写 “档案移交清单”(一式两份,见附件4),交接双方签字后各执一份备查。

各院系及相关部门请按照本通知的要求,迅速落实专人于规定时间内完成档案材料的归档工作。在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆联系0716-8060960 ,档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。


长江大学档案馆

2018620




档案馆 监督指导室:0716 8060 960  服务利用室:0716 8060 401 地址:湖北省荆州市南环路1号长江大学东校区图书馆南四楼 

邮箱地址:dag@yangtzeu.edu.cn