各院系、各单位：

根据《长江大学档案管理暂行办法》的要求，为做好2018年度相关档案归档整理工作，确保档案及时、完整、规范地归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围：

2018届毕业生合影及相关文字说明（纸质版及电子版）

二、归档时间：

各院系及相关单位的档案须在7月10日前完成所有立卷、移交、归档工作。各部门档案员须确保档案材料完整、齐全，不可漏归。各院系领导应重视本部门相关档案材料的归档工作，监督本部门档案员做好档案归档工作。

三、归档质量要求：

1、纸质照片不封塑，长不超过29cm，宽不超过18cm，保证画面质量，使合影中每张面孔清晰可辨；合影照片正上方应该标有如下字样的题名：长江大学、学院、届、专业、班级、学生类别、拍摄时间（数字为阿拉伯数字），例如：长江大学XX学院2017届XX专业XX班本科（硕士、博士）毕业生合影2017.6。

2、纸质照片要求以院或系为单位进行组卷，同一学年度毕业的专科、本科、硕士、博士毕业生合影照片归为一卷，卷内照片依次按学生类别（专科生、本科生、硕士、博士）结合班号、专业先后排序。依次对排列好的每一张毕业生合影照片进行流水编号，将编号用黑色中性笔填写于标签之上，并将标签粘贴在照片背面的左上角。

3、毕业生合影照片要求以张为单位详细填写照片文字说明，包括题名、拍摄时间、拍摄地点、人物及座次号、拍摄者、备注等信息。将照片文字说明以word表格形式（见附件1）打印出来粘贴在照片背面的中间或直接打印在照片背面中间位置，并以excel电子表格形式（见附件2）进行归档。

（1）照片中所有人员都必须标注姓名，做到姓名与人员一一对应。

（2）照片中涉及学校、院系领导的，请在领导姓名后加括号注明其职务。如：张三（院长）

（3）毕业生正常毕业，只须标注姓名，毕业生如果存在留级、转学等学籍异动情况时，应在学生姓名后加括号予以注明，如：李四（留级）；

（4）备注是对照片的特殊情况予以说明，如注明未参加拍照的毕业生。

4、合影照片电子版为JPG格式，与纸质照片完全一致，文件以“长江大学XX学院XX届XX专业XX班本科（硕士、博士）毕业生合影”的方式命名，要求照片保持原始像素和尺寸，不得进行压缩处理。

四、移交验收：

毕业生合影须有详细的文字说明，移交时以学院为单位将纸质照片、电子照片、照片文字说明（包括电子版）、《长江大学毕业生合影照片移交清单》（一式两份），其中“移交清单”需加盖公章并手写签名。到学校档案馆办理移交手续，交接双方签字后各执一份备查。

各院系及相关部门请按照本通知的要求，迅速落实专人于规定时间内完成档案材料的归档工作。在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系0716-8060960，档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。

长江大学档案馆

2018年6月20日