关于做好2018年毕业生合影归档工作的通知

作者: 时间:2018-06-20 点击数:

各院系、各单位:

根据《长江大学档案管理暂行办法》的要求,为做好2018年度相关档案归档整理工作,确保档案及时、完整、规范地归档,现将有关事项通知如下:

一、归档范围:

2018届毕业生合影及相关文字说明(纸质版及电子版)

二、归档时间:

各院系及相关单位的档案须在7月10日前完成所有立卷、移交、归档工作。各部门档案员须确保档案材料完整、齐全,不可漏归。各院系领导应重视本部门相关档案材料的归档工作,监督本部门档案员做好档案归档工作。

三、归档质量要求:

1、纸质照片不封塑,长不超过29cm,宽不超过18cm,保证画面质量,使合影中每张面孔清晰可辨;合影照片正上方应该标有如下字样的题名:长江大学、学院、届、专业、班级、学生类别、拍摄时间(数字为阿拉伯数字),例如:长江大学XX学院2017届XX专业XX班本科(硕士、博士)毕业生合影2017.6。

2、纸质照片要求以院或系为单位进行组卷,同一学年度毕业的专科、本科、硕士、博士毕业生合影照片归为一卷,卷内照片依次按学生类别(专科生、本科生、硕士、博士)结合班号、专业先后排序。依次对排列好的每一张毕业生合影照片进行流水编号,将编号用黑色中性笔填写于标签之上,并将标签粘贴在照片背面的左上角。

3、毕业生合影照片要求以张为单位详细填写照片文字说明,包括题名、拍摄时间、拍摄地点、人物及座次号、拍摄者、备注等信息。将照片文字说明以word表格形式(见附件1)打印出来粘贴在照片背面的中间或直接打印在照片背面中间位置,并以excel电子表格形式(见附件2)进行归档。

(1)照片中所有人员都必须标注姓名,做到姓名与人员一一对应。

(2)照片中涉及学校、院系领导的,请在领导姓名后加括号注明其职务。如:张三(院长)

(3)毕业生正常毕业,只须标注姓名,毕业生如果存在留级、转学等学籍异动情况时,应在学生姓名后加括号予以注明,如:李四(留级);

(4)备注是对照片的特殊情况予以说明,如注明未参加拍照的毕业生。

4、合影照片电子版为JPG格式,与纸质照片完全一致,文件以“长江大学XX学院XX届XX专业XX班本科(硕士、博士)毕业生合影”的方式命名,要求照片保持原始像素和尺寸,不得进行压缩处理。

四、移交验收:

毕业生合影须有详细的文字说明,移交时以学院为单位将纸质照片、电子照片、照片文字说明(包括电子版)、《长江大学毕业生合影照片移交清单》(一式两份),其中“移交清单”需加盖公章并手写签名。到学校档案馆办理移交手续,交接双方签字后各执一份备查。

各院系及相关部门请按照本通知的要求,迅速落实专人于规定时间内完成档案材料的归档工作。在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆联系0716-8060960,档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。

长江大学档案馆

2018年6月20日

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