关于做好2018年党群行政类文件归档工作的通知

作者: 时间:2018-06-20 点击数:

各机关及直属单位:

根据《长江大学档案管理暂行办法》的要求,请各机关及直属单位将本部门2017年产生的属归档范围的各类文件资料按归档要求整理好移交学校档案馆。为确保档案及时、完整、规范地归档,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

参照《长江大学各立档单位归档范围与保管期限表》(附件1)中所规定的本单位党群行政类(DQXZ)档案归档范围。

二、归档时间

各相关单位的档案须在7月中旬前完成所有立卷、移交、归档工作。各部门档案员须确保档案材料完整、齐全,不可漏归。各部门领导应重视本部门相关档案材料的归档工作,监督本部门档案员做好档案归档工作。

三、归档单位

序号

单位名称

序号

单位名称

1

学校办公室

15

后勤集团

2

纪委办公室、监察处

16

校医院

3

党委组织部、党校

17

校友工作办公室

4

党委宣传部

18

房管处

5

党委统战部

19

采购与招投标管理处

6

工会

20

教务处

7

学生工作部、武装部

21

互联网与信息中心

8

团委

22

招生与就业指导处

9

人事处

23

研究生院

10

发展规划处

24

继续教育学院

11

审计处

25

国际交流合作处

12

离退休服务处

26

资产经营管理有限责任公司

13

保卫处

27

武汉校区

14

图书馆、档案馆



四、归档质量要求:

1、归档文件应收集齐全,不应有缺件、破损,所有文件应为原件。

2、归档文件去金属物,按件装入斜口袋。按事由结合时间顺序的原则,将文件进行排序。在正面右上角,反面左上角,用铅笔填写页码。

3、填写归档文件目录(具体内容见附件2、附件3)、备考表(附件4),按文件先后顺序依次装盒。

五、移交验收:

1、党群行政类文件归档时,纸质档案与电子文件须同步归档。各单位在提交纸质档案时,必须同时按规定格式提交相关档案目录的电子版。

2、移交档案时各类档案(纸质档案与电子文件)经交接双方检查核对无误,按归档要求验收后,正式办理移交手续。按要求填写 “档案移交清单”(一式两份,见附件5),交接双方签字后各执一份备查。

各单位请按照本通知的要求,迅速落实专人于规定时间内完成档案材料的归档工作。在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆联系0716-8060960,档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。



长江大学档案馆
2018620

 

 

 

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