校属各单位：

由于学校此次机构调整和人员变动，各部门原有的分管档案工作领导和档案员也有所变化。为加强学校档案工作规范化管理，健全学校档案管理网络，确保学校档案资源齐全、完整与安全，请各部门重新确定并上报档案工作负责人和档案员。现将相关事宜通知如下：

一、各单位档案工作负责人及档案员岗位职责

（一）档案工作负责人岗位职责

1.行使分管档案工作领导的职责，组织制定本单位的档案工作实施办法及有关规定，把档案工作纳入部门工作计划，在安排本单位各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

2.配备本部门具有较好政治、业务素质的档案人员，并保持相对稳定。

3.组织本单位人员学习档案法规、执行学校档案工作的规章制度，督促本单位工作人员注意平时文件的形成、积累，积极指导本部门档案人员做好归档工作。

4.为本部门档案工作解决实际困难，提供必要条件。检查本单位档案人员履行职责的情况，并督促按时移交档案。

（二）部门档案员岗位职责

1.档案员要热爱档案工作，积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

2.主动向本单位领导和有关同志宣传档案工作法规、制度及有关规定,确保文件材料的安全并做好保密工作。

3.负责本部门（单位）文件材料的形成、积累、保管以及整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

4.主动接受学校档案馆的业务指导和监督检查，规范组卷，并按规定时间向学校档案馆移交、归档。归档案卷应符合归档要求，保证归档案卷质量。

5.积极参加学校档案馆举办的各项活动和档案工作会议。

二、具体要求

1.各单位档案工作负责人，必须是一名副处以上干部；

2.各部门应根据本单位业务和工作情况确定档案员人数，人员应相对稳定。如后续因工作变动或其他原因不适宜再担任的，有关单位应及时向学校档案馆推荐补替。

3.机关及直属单位一般设置档案员1名；院系设置档案员2-4名，分别分管本科生学籍档案、本科生人事档案、研究生学籍档案、研究生人事档案。

4.各单位请将上述人员名单及相关信息按照附件要求填写，并于2020年6月20日前报送至695871253@qq.com邮箱。

5.请各位档案员按照分管内容加入相应QQ群，学生人事档案群：639311880，本科生学籍档案群：561804551，研究生学籍档案群：149750582。

长江大学档案馆

2020年6月8日