各学院（部）：

按照学校2021届毕业生离校工作安排，为规范、准确地做好毕业生档案材料归档工作，确保学生档案顺利接转，请各学院（部）安排专人将毕业生的档案材料以个人为单位进行整理、装袋、封口（加盖封口章），由学院集体进行移交。现就收集、整理、移交2021届毕业生档案材料的有关事项通知如下：

一、毕业生档案材料清单

毕业生归档材料清单见表1。

表1 毕业生归档材料清单

二、材料归档具体要求

1. 归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

2. 归档材料必须是办理完毕的正式材料，要求完整、真实、准确、齐全，文字清楚、对象明确，有形成材料的日期。

   3. 归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章。例如：《高等学校毕业生登记表》最后一页学院党委公章二处；《长江大学学生历年成绩总表》需有学院和长江大学教务处公章二处等。

   4. 归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

   5. 学生档案的邮寄地址以学院提供的邮寄地址为准，请各学院填写《XXX学院2021届毕业生邮寄地址清单》（见附件1）。

   6. 学院提供《XXX学院2021届毕业生档案移交清单》（见附件2），清单一式两份，需要盖学院公章。

   三、时间安排

   1. 各学院领取2021届毕业生档案资料、档案袋、封口条时间：2021年6月10～15日（见附件3）。

   2．档案移交时间：2021年6月20～30日。

   3．档案寄出时间：2021年7月。

   毕业生本人可在毕业后的两个月内查询档案接收单位是否收到档案，如有疑问，请及时与档案馆学生档案室联系。

   联系电话：0716-8062061

   联系人：何权

    

   长江大学档案馆

   2021年5月26日

    

    

   
   

    

   注：将附件1、2电子文本发送至学生档案室邮箱：cjdxdas@.163.com