为积极开发档案信息资源，更好地为学校教学、科研、管理等各项工作提供有效的服务，充分发挥档案的经济和社会效益，根据《长江大学档案管理暂行办法》和上级有关规定，结合学校实际，制定本制度。

    一、本馆保存的档案，主要为学校教学、科研和管理等各项工作提供服务。

    二、校内外单位和个人查询利用本馆已开放档案，须办理如下手续：

1．单位和个人查询已开放学籍档案，须持有单位介绍信、身份证、工作证及毕业证、学位证等合法证明。

2．委托人查询已开放学籍档案，须持有单位介绍信、委托人身份证复印件、手写签名委托书等合法证明。

3．校内单位查询除学籍外其他已开放档案，须持有部门介绍信、工作证等合法证明；

4．除学籍外的其他所有档案暂不对校外单位和个人开放。

    三、港澳台同胞、海外华侨、外国人或者外国组织利用本馆已开放的档案，须经学校外事部门介绍以及档案馆负责人同意。

    四、利用未开放的档案，须经档案形成部门及档案馆负责人同意，必要时须报分管校领导审查同意。

    五、档案利用者须办理登记手续，填写利用者姓名、单位、利用目的等相关内容。

六、查询利用档案一律在查阅室进行。查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、拆毁、丢失、剪裁、增删档案内容；对摘抄的档案不得私人保管或转借、传阅，更不能翻印公布、倒卖。利用者在查阅档案造成损毁或遗失的，档案馆根据档案的价值和损毁程度追究责任，并报分管领导或通知利用者所在单位。

七、本馆档案一般不外借。校内有关部门确因工作需要外借时，须持有本部门负责人签字的借条，并经档案馆负责人同意。档案借出时间一般不得超过两周，借出档案者必须对档案的安全、完整和保密负责。

    八、本制度自公布之日起实施，由校档案馆负责解释。