各学院（部）：

根据《长江大学档案管理暂行办法》的要求，为做好2023年度研究生学籍档案归档整理工作，确保档案及时、完整、规范地归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围：

2023年硕博毕业生学籍档案（电子版），具体归档范围（见附件1）。

二、归档时间及要求

（一）归档时间

各学院（部）研究生学籍秘书应在2023年9月29日之前完成2023年3月、6月硕博毕业生学籍档案立卷、移交、归档工作；2023年9月、12月硕博毕业生学籍档案于研究生毕业后3个月内归档。本部门档案工作负责人负责监督实施。

（二）归档要求

1.学籍档案应收集齐全，不应有缺件，所有文件为原件；

2.学籍档案具体参照2023年研究生学籍档案归档流程及要求（见附件1，研究生学籍档案归档讲解.pptx）进行整理。

3.归档时间为双方签字盖章办理移交手续的日期。

三、档案移交

1.整理完毕后学院（部）研究生学籍秘书将电子版档案、归档硕博毕业生信息汇总表（见附件4）、移交清单（见附件5）发送至档案馆邮箱：dasj@yangtzeu.edu.cn，邮件主题命名为：XX学院XX年级研究生学籍档案，并留下学院研究生学籍秘书的姓名及联系方式，以便档案馆及时反馈归档情况。

2.学籍档案经交接双方检查核对无误后，正式办理移交手续。携带内容完整、签章完备的“档案移交清单”（一式两份，见附件5）到档案馆办理移交手续，双方各执一份备查；也可根据实际情况与档案馆联系，选择网上办理移交手续。

四、联系方式

在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，工作人员将提供具体的业务咨询和指导。

联系人：戴晶晶、王丽

联系电话：0716-8060401

地址：图书馆南四楼档案馆综合档案室404办公室

长江大学档案馆

2023年5月15日