校属各单位：

新型冠状病毒肺炎疫情发生以来，学校党委带领在校师生员工众志成城抗击疫情，在此过程中已经形成并将继续形成大量的文件文字材料，这些文件文字材料是学校积极应对突发事件的真实记录，对今后工作查考、经验借鉴、历史研究具有十分重要的意义。根据上级档案管理部门和学校工作要求，为全程全口径收集疫情防控档案，做到应收尽收、应归尽归，望各参与疫情防控的二级单位，积极配合档案馆做好疫情防控档案的收集归档工作。根据《湖北省档案馆关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集归档工作的指导意见》，档案馆结合学校实际情况，提出以下归档要求：

一、归档范围

1.上级党委、政府关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报、批示、指示等；

2.上级有关主管部门关于本校做好新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的部署、规定、通知、通报、批示、指示等；

3.本校关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的文件、公告、简报、通知、意见、通告、防控方案、报表、统计分析、应急预案、监测方案、大事记等，召开的专门会议形成的文件材料及领导的重要批示、指示和讲话等；

4.学校建立疫情防控工作机构、机构成员名单、协调机制及工作部署等相关文件材料；

5.校医院接收、诊治、转诊新型冠状病毒肺炎病人及疑似病人形成的各类材料；

6.组织医药用品、相关物资保障和生活保障等工作形成的各类材料；

7.接受社会救助、捐赠及资金、物资分配和使用形成的各类材料；

8.学校在新型冠状病毒肺炎疫情防控和维护学校正常秩序过程中形成的各类材料，例如校园封闭管理、离退休职工关心关怀、居家隔离、居家办公、健康日报、返荆回校等工作中形成的材料；

9.在疫情防控中表现突出，个人或集体受到上级组织、各级政府部门或学校表彰的文件、感谢信、奖状奖杯等；对疫情防控不力、工作严重失误、违反防疫工作相关规定的组织和个人的处罚材料；

10.教务处、研究生院、学工部和各教学单位在做好疫情防控工作相关停课复学、线上线下教学工作形成的材料；

11.宣传部、学工部、校团委和其他各二级单位及校外其他媒体关于学校及社区疫情防控工作的宣传材料；

12.社区志愿者在社区疫情防控服务工作中形成的报告、报表、台账、照片、视频、笔记和记录等各类材料，组织排查、安排新冠肺炎病人就医形成的文件材料及疫情防控的通告、公告、名册、统计分析等；

13.师生参与疫情防控一线工作、自愿争当志愿者的日记或师生同心协力共抗疫情、帮助患者战胜病魔的典型事迹；

14.学校科研团队在疫情防控工作中形成的调研报告、研究数据、科技攻关成果、过程性记录等资料；

15.学校师生、校友创作的以疫情工作为主题的各类艺术作品，例如书法、诗歌、歌曲、绘画等；

16.新冠肺炎疫情防控工作中产生的音频、视频、照片、电子文件材料和实物等；

17.其他与新冠肺炎疫情防控工作有关的文件材料，例如工作台账、手机日志、群共享记录、手机截屏等。

二、归档材料质量要求

1.因疫情防控工作的特殊性，相关归档材料以电子版居多，各归档单位务必将相关电子文件材料以pdf格式移交归档。

2.归档材料要求内容真实，文字图表、音频视频清晰，突出原始性。电子版照片以JPG格式归档，要求不小于3M，不得用PS方法对内容进行删除或增添。实物及声像档案（照片、视频及音频）均需附简要文字说明，描述时间、地点、人物、事件等背景信息。

3.各单位应按照相关类别档案归档指南进行整理归档，签字盖章手续完备。

三、归档原则

1.疫情防控档案要做到应收尽收、应归尽归。

2.疫情防控档案目录清晰准确，移交手续完备。

四、归档时间及要求

请各单位于4月20日前完成归档移交工作，档案整理完毕后将电子版档案材料、归档目录、移交清单发送至档案馆邮箱（dasj@yangtzeu.edu.cn）进行审核。

各单位主要负责人要亲自部署，档案工作分管领导亲自抓实，工作人员具体抓细，严格按照档案馆归档指南对疫情防控档案进行科学整理后统一向档案馆移交，任何单位和个人不得以任何理由拖延、拒交，归档情况将作为2021年终目标管理“档案管理”考核内容之一进行考核评分。

五、联系方式

在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆收集指导室联系，档案馆工作人员随时提供具体的业务咨询或现场指导。

联系人：戴老师、许老师

联系电话：8060960

长江大学档案馆

2021年3月11日