各学院（部）：

按照学校2023届毕业生离校工作安排，为规范、准确地做好毕业生档案材料归档工作，确保学生档案顺利接转，请各学院（部）安排专人将毕业生的档案材料以个人为单位进行整理、装袋、封口（加盖骑缝章），由学院集体进行移交。现就归档和转递2023届毕业生档案材料的有关事项通知如下：

一、 毕业生档案材料清单

毕业生归档材料清单见表1。

二、材料归档具体要求

1.归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

2.归档材料必须是办理完毕的正式材料，要求完整、真实、准确、齐全，文字清楚、对象明确，有形成材料的日期。

3.归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章。例如：《高等学校毕业生登记表》最后有两处需盖学院党委公章；《长江大学学生历年成绩总表》需有长江大学成绩证明专用章等。

4.归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

5.学生档案的邮寄地址以学院提供的邮寄地址为准，请各学院填写《XXX学院2023届毕业生邮寄地址清单》（附件1）和《XXX学院2023届毕业生装档材料清单》（附件2），发到学生档案室的邮箱cjdxdas@163.com。

三、时间安排

1. 各学院到1教112室领取2023届毕业生档案资料、档案袋、封口条时间：2023年6月5～9日（具体安排见附件3第1页），领取档案需携带《提档申请》纸质版（见附件3第2页）。

2．档案移交时间：2023年6月19—30日。

3. 档案移交地点：1教112室。

4．档案寄出时间：2023年7月。

毕业生本人可在档案邮寄后，登录长江大学档案馆官网， 用学号在“档案去向查询”栏查询档案去向。

长江大学档案馆

2023年6月1日