校属各单位：

为推进学校档案工作规范化管理，确保2023年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，更好地记录学校发展历程，服务学校中心工作，根据《高等学校档案管理办法》和《长江大学档案管理办法》的有关规定，档案馆开展2024年档案归档工作，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2023年度各单位在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料。具体归档范围参照《长江大学各单位归档范围和保管期限表》（附件1）执行。

2.应特别重视收集：

（1）校庆工作专班和各单位在学校合并组建20周年暨高水平大学建设主题活动筹备工作以及活动中形成的重要文件、照片、视频、宣传品、印刷品、题词、贺信、捐赠实物等材料。

（2）2023年学校重大活动（如全校性活动、大型会议、外事活动、各项检查评估等）中形成的重要文件、协议合同、领导讲话稿及领导题词、照片、录像等材料。

（3）各单位及个人2023年度荣获的省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等，以及校地、校际交流和外事活动中获得的具有保存价值的实物。

3.往年遗漏的应归档的材料。

二、归档步骤、时间及要求

（一）归档步骤

1.收集：对照归档范围，结合单位工作职能和年度总结，把分散在本单位各科室、各工作人员手中的有保管价值的材料收集起来，确保材料完整、齐全、准确、系统。

2.整理：参照档案归档指南（附件2）对收集的纸质材料进行分类、组卷、组件、编页、排序，并加盖归档章；对收集的电子材料进行命名、分类、排序。

3.编目：整理本年度归档材料后，编制归档文件目录（附件3），联系档案业务指导责任人（附件4）进行目录审核。

4.装盒：将归档文件目录（附件3）和备考表（附件5）和归档材料装入档案盒。

5.审核：移交档案业务指导责任人（附件4）进行纸质档案和电子文件的双套审核，检查纸质档案与对应电子文件的一致性。

6.移交：经双方审核无误后，各单位填写档案移交清单（附件6）一式两份，并携带各类档案原本（纸质档案与电子文件）和归档文件目录（附件3）到档案馆办理移交手续。

（二）归档时间

第一阶段，在5月10日之前，各单位收集2023年度归档材料，完成整理、编目，进行归档文件目录（附件3）初审。即完成归档步骤第1-3的内容。

第二阶段，在5月31日之前，各单位完成档案的装盒、审核、移交等工作，即完成归档步骤第4-6的内容。

 （三）归档要求

1.请各单位高度重视归档工作，档案工作负责人切实加强对档案工作的领导，安排督促归档工作，高质量完成档案归档工作任务。档案员认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，切实履行归档职责，任何单位和个人不得将归档材料据为己有。

2.严格实行单位立卷归档，各单位按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理人员及时整理档案和立卷，在规定时间内移交档案馆。

3.各单位增强档案意识，做到归档材料收集齐全、整理规范、录入准确。

4.按档案“双套制”管理原则，纸质版、电子版文件一同收集归档，不应有缺件、破损，所有文件应力求原件。

5.各单位归档情况将作为2024年度目标管理“档案工作”主要考核内容进行考核评分。

三、联系方式

1.各单位在归档工作中如有任何疑问，请及时联系档案馆，档案业务指导责任人（附件4）将提供具体的业务指导。

联系人：戴晶晶 王丽 刘春丽

联系电话：0716-8060401

办公地址：东校区图书馆南四楼404室

2. 长大综合档案工作QQ群：1080221329

附件：1.长江大学各单位归档范围和保管期限表

2.归档指南

3.归档文件目录

4.档案业务指导责任人一览表

5.备考表

6.档案移交清单

                                长江大学档案馆

                              2024年4月15日