学校办公室（DQ01）

1、上级党委针对本校党务工作的决定、指示通知等文件及本校对上级的请示、报告、批复

永久

2、上级领导来校视察、访问、检查、调研学校工作的通知、安排、报告、指示、讲话、题词等

永久

3、本校党委常委会议、党委会议、党委扩大会议、党委中心组会议记录、纪要、决议、决定及会议通过的文件

永久

4、党员干部会、党政干部会、为贯彻党的各项方针政策及上级的指示精神或部署学校一定时期工作的会议记录及文件

30年

5、以校党委名义召开的有关学校重大改革措施且有长期查考价值的各种座谈会记录、纪要

永久

6、学校领导在校内重要讲话稿和参加上级机关召开重要会议的发言

永久

7、学校党委年度(或学期)工作计划、总结、报告、大事记、统计报表、年鉴等

永久

8、学校有关党务工作的规章制度、条例、规定等

永久

9、学校党委贯彻执行党和国家的重大阶段性的工作计划、总结(重要的、典型的、专题调研或调查报告)

30年

10、党委发布的重要决定、规定、办法、指示、条例、批转文、通知、通报等

永久

11、学校办公室关于党务工作阶段性的工作计划、总结、报告、大事记等

30年

学校办公室（DQ01）

12、本校党委各部门启用废止印章文件及废止印章实物

永久

13、党委办事机构的增设、撤销的通知、决定

永久

14、以党委、党委办公室名义与校外有关单位联系工作中重要的来信文书

30年

15、学校保密委员会工作计划、要点、总结及有关工作汇报材料

30年

纪委办公室、监察处（DQ02）

1、上级针对本校纪检、监察工作的重要通知、通报、决定、规定、条例等文件

永久

2、学校纪委监察工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、大事记

永久

3、纪委、监察会议记录、纪要及讨论通过的文件

永久

4、本校纪委、监察工作各项规章制度

永久

5、有关党的组织和个人违纪案件的处分、复查材料

永久

6、群众来信来访及处理意见已形成结论的处分材料（普通信访材料内部保存）

30年

党委组织部、党校（DQ03）

1、上级对本校组织工作的指示、通知等及对本校校级领导的任免、考核材料

永久

2、本校组织工作计划、总结、决定、报告、简报、统计年报、大事记

永久

3、本校有关组织工作规章制度、条例、规定

永久

4、学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

5、有关组织工作向上级党委的报告及批复

30年

6、落实政策和审干工作中形成的有关材料

永久

7、本校重要组织工作会议记录、纪要及会议讨论通过材料

永久

8、本校干部任免、调整文件材料及各类干部名册

永久

党委组织部、党校（DQ03）

9、关于干部评议、考核、管理及领导班子建设的有关文件

永久

10、校党代会材料

（1）党委工作报告、纪委工作报告、各级领导讲话、议程、决议（（、大会总结、大会记录、大会主席团会议记录、大会发言及其它大会文件；

永久

（2）学校党委关于召开党代会向上级党委的请示、有关党代会选举结果,向上级党委的报告与批复

永久

（3）大会代表名单、大会选举办法、选举过程形成的文件及结果、选票等

永久

（4）大会产生的各类具有重要价值的声像、实物材料等（列入声像、实物类）

永久

11、党总支改选、建立、撤销等审批材料、各分党委总支、支部委员名册

永久

12、历年全校教职工、学生党员名册、发展新党员名册、预备党员转正名册

永久

13、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

30年

14、党费收支情况统计表、账册等材料

30年

15、我校出席全国、省、市党代会代表名单及登记表等材料

30年

16、党务系统内表彰优秀党组织、优秀党务工作、优秀党员等的决定、通知及典型事迹材料

30年

17、党组织关系转移介绍信、介绍信存根等材料

30年

18、各种获奖证书、奖状、奖杯、奖牌及事迹材料

永久

党委宣传部（DQ04）

1、上级针对本校宣传工作的重要指示、通知等

永久

2、本校宣传工作计划、总结、报告、请示、批复

永久

3、本校有关宣传工作的规章制度、条例

永久

4、学校校报、刊物、宣传画册及电子文档

永久

5、学校宣传工作大事记、统计报表

永久

6、学校重大会议、重要活动的宣传报道、剪报及形成的相关文字、声像材料

永久

7、宣传部召开的重要会议记录、纪要

永久

8、党委中心组理论学习安排、会议记录

永久

9、创建精神文明单位的有关材料

永久

10、评选学校先进单位和个人的文件材料

30年

11、学校宣传工作和本部门工作获得的国家、省、市、校各级奖励证书、奖杯、奖牌及事迹材料

永久

党委统战部（DQ56）

1、上级下发的针对本校统战工作的批示通知

30年

2、本校统战工作规章制度、条例、工作年鉴、大事记

永久

3、本部工作计划、总结、通知等

永久

4、统战部工作情况调查，典型材料、统计报表

永久

5、本校各级人大代表、政协委员名单、及审批材料

永久

6、台、港、澳及侨务工作材料

30年

7、各民主党派及负责人名单及有关材料

30年

8、统战部工作重要会议记录

30年

工会（DQ05）

1、上级对本校工会工作的批示、通知等

30年

2、教职工代表大会、工会会员代表大会有关文件材料

永久

3、校工会年度工作计划、报告、决定、通知和总结

永久

4、本校工会工作的各项规章制度、条例、统计年报表、大事记

永久

5、反映工会工作概貌的重要统计材料、财务预决算及工会组织情况年报表等

永久

6、校级先进工作者、校级先进集体等荣誉称号的通知、决定，校级以上先进工会集体及优秀工会积极分子评选和事迹材料

永久

7、本校工会组织机构设置与调整、干部任免的通知、决定及工会干部名册、会员名册

永久

8、各种奖励证书、奖杯、奖章及重要活动中形成的照片、录音等声像材料（实物材料入实物类，声像材料入声像类）

永久

9、本校妇女工作的文件材料

30年

10、职工福利、互助互济及扶贫帮困工作等文件材料

30年

11、全校教职工运动会秩序册、比赛结果

10年

12、工会组织教职工开展职工劳动竞赛、技术革新、技术协作及文体活动的通知、安排、小结等有关材料

10年

学生工作部、武装部（DQ06）

1、本校有关学生思想政治工作的决定、条例、通知

30年

2、学校思想政治工作计划、总结、报告、各项规章制度、学生工作大事记

永久

3、本校有关学生重大活动的简报及图表

永久

4、校级及以上评选、表彰先进班集体和学生、优秀毕业生等有关材料

永久

5、学生奖（助）学金、勤工助学、困难补助管理材料

永久

6、由学生工作部牵头主办的重大活动的有关材料（含照片等各类声像材料，声像材料入声像类）

永久

7、学生工作的各类奖励、证书、奖杯、奖章等材料

永久

8、学生思想政治工作典型调查材料和统计

10年

9、关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件

30年

10、各院系学生思想政治工作人员名单

10年

11、学生工作中获得的各类奖励、证书、奖杯、奖章等实物材料

永久

12、学生军训工作计划、总结、报告、调查材料、统计表及有关材料

30年

13、学生应征入伍的有关文件材料及历年应征入伍、复员、转业学生名单

永久

14、学校武装工作规章制度、大事记

永久

15、毕业生就业质量年报

30年

16、毕业生派遣名册

永久

团委（DQ07）

1、上级机关有关共青团工作的重要指示、规定、决定、通知等

30年

2、学校团委报上级机关或校党委的重要报告、请示与批复

永久

3、校团委年度工作计划、报告、总结及有关规章制度、条例、规定等

永久

4、本校团委工作大事记、年鉴及重要团委材料汇编

永久

5、本校团代会、学代会文件

永久

6、团员干部名单、团员名册

永久

7、基层团组织机构设置、干部任免通知决定

永久

8、表彰和奖励先进团支部、优秀团员有关材料、处分团员材料

30年

9、校团委牵头主办的重大活动材料

30年

10、学生社团活动、青年志愿者、社会调查、社会实践等有关材料

30年

11、开展大学生校园文化活动的有关材料

30年

学校办公室（XZ01）

1、上级机关颁发的针对本校的指示、决定、通知等

永久　

2、学校向上级机关的请示、报告及上级机关的批复等

永久

3、学校学年、学期工作要点及工作总结

永久

4、全校性的规章制度、管理办法等

永久

5、本校教育事业规划、中长期规划、纲要、计划及上级批复

永久

6、长大年鉴、学校历史沿革、大事记等文件汇编

永久

7、反映学校各历史时期的校史材料

永久

8、学校综合评估材料（声像载体材料入声像类）

永久

9、党、国家、部、省领导来校视察的讲话记录、纪要、声像等材料（声像载体材料入声像类）

永久

10、全校性综合会议、座谈会等的会议通知、会议安排、会议记录、纪要

永久

11、校长办公会等会议记录、纪要、讨论与决定材料

永久

12、由校长办公室负责组织的开学、毕业典礼等全校性会议的领导讲话、大会报告、典型发言等材料

（1）重要的

永久

（2）一般的

30年

13、校领导外出参加上级机关召开的高校工作会议的材料

（1）代表学校在会上的发言

永久

（2）会议重要文件

30年

14、学校各类委员会、领导小组成员名单

永久

15、学校行政系统机构设置、调整的通知、决定

永久

16、学校及各部门启用、销毁印章的材料与实物

永久

学校办公室（XZ01）

17、学校统计年报表、统计资料分析汇编等材料

永久

18、学校办公室经办的行政事务的重要来往公函

30年

19、学校与国内外有关单位签订的合同、协议书等

永久

20、部门工作简报、规章制度、计划、总结、报告等

30年

21、学校收、发文登记本、校发文件登记簿、汇编等

30年

22、校领导手稿

永久

23、校庆工作材料（声像载体材料入声像类，礼品、纪念品等入实物类）

永久

24、各种奖励证书、奖章、奖牌等实物及事迹材料

永久

25、本部门产生的对学校或本部门发展具有一定保存价值的其他材料

30年

人事处（XZ08）

一、综合管理

1、上级下发的针对本校人事工作的通知、决定等文件

永久

2、人事工作的各项规章制度、条例、人事工作大事记

永久

3、学校人事工作计划、总结、报告、调查材料、会议记录、纪要及下发的有关文件

永久

4、人事部门工作职责、岗位责任制、机构沿革等材料

永久

5、关于机构、人员编制规划、计划报告及上级批复

永久

二、干部奖惩、培训

1、表彰、奖励先进集体、先进教职工材料

永久

2、处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

永久

3、师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

4、学校教师进修计划、安排、总结

30年

5、教职工年终考评考核的有关材料

永久

6、历年全校教职工名册

永久

人事处（XZ08）

7、本校师资队伍建设规划及实施的有关材料

30年

8、本校教职工培训和继续教育工作的通知、协议书等

永久

三、人员录用与调动

1、教职工录用、调入、校内调动、调出的有关材料

永久

2、关于复、转人员安置优抚工作的计划、报告、批复

永久

3、关于教职工退休、辞职、工伤、死亡的有关材料

永久

4、本校教职工离职、留学、移民等管理材料

永久

5、有关临时工、人事代理职工等的录用及管理材料

永久

6、人才引进相关政策、工作计划及年度统计表

永久

7、教职工返聘工作的有关材料

30年

8、本校聘请的特聘教授、讲座教授等的有关材料

30年

四、职称职级晋升

1、教职工职称评定、晋升的规定办法、报告及批复

永久

2、各级各类专业技术人员职称评定及聘任的有关材料

永久

3、各级各类专家、学科带头人选拔报批的有关材料

永久

五、工资、保险与福利

1、工资调整的有关规定、通知、决定等文件材料

永久

2、各类人员转正定级名单及有关材料

永久

3、教职工福利等工作规定及有关材料

永久

4、教职工工资、工资异动的审批表、明细表等

永久

5、本校人事、劳动调解及仲裁的有关材料

永久

6、学校享受特殊津贴人员名单及有关管理材料

永久

7、教职工养老、医疗、失业等保险的规章制度

永久

8、各类教职工保险缴费统计表

永久

发展规划处（XZ09）

1、学校总体发展规划、专项规划、学院规划等方面材料

永久

2、学校发展规划方面的统计报表、资料汇编、大事记等汇编材料

永久

3、学院绩效考核评估的管理办法及相关政策材料

永久

4、学校各院系年度绩效考核评估结果及相关统计表

永久

5、本部门年度工作计划、总结、向上级单位的请示及批复、通知、决定

30年

6、《长江高教资讯》

30年

7、本部门工作职责、岗位责任制、各项工作的规章制度、机构沿革、部门大事记等重要材料

30年

审计处

（XZ10）

1、上级机关下达的针对本校审计工作的指示、规定、办法、通知等文件

30年

2、学校有关审计工作的规章制度、计划、总结、请示、报告、会议记录、简报等

30年

3、学校审计工作统计年报及重要报表、大事记

永久

4、基建、维修工程项目审计材料及复查材料

永久

5、干部离任审计材料

永久

6、工作职责、岗位责任制、机构沿革等材料

30年

离退休服务处（XZ11）

1、离退休工作规章制度、总结、报告、批复、大事记

30年

2、学校教职工离休、退休人员名册

永久

3、学校离休、退休人员增减情况统计表

永久

4、离休人员重要活动形成的声像及实物材料

30年

保卫处（XZ12）

1、安全保卫工作管理制度、安全保卫工作大事记

永久

2、保卫工作计划、总结、报告、批复、统计报表

永久

3、师生员工案件的侦察、调查、处分结论及批复

永久

4、案件复查、处理结论材料

永久

5、治安综合治理、工作责任书及责任人员名单

永久

6、校园综合治理材料

30年

7、要害部门的公安保卫、消防工作形成的文件材料

30年

图书馆（XZ13）

1、工作计划、总结、计划、报告、请示、批复

30年

2、规章制度

30年

3、图书工作发展规划、馆藏目录、图书工作大事记

永久

4、图书馆馆藏、经费、设备、基建等的统计年报

永久

5、图书馆馆藏图书、期刊清册

永久

6、本部门主办的重要活动的照片等声像材料

30年

档案馆

（XZ60）

1、工作计划、总结、计划、报告、请示、批复

30年

2、规章制度

30年

3、档案工作规划、馆藏目录、统计报表、大事记等

永久

4、学校历届档案管理委员会和基层兼职档案人员名单

永久

5、学校档案工作评估、达标升级有关材料

永久

6、本部门主办的重要活动的照片等声像材料

30年

后勤保障部、后勤服务集团（XZ14）

1、规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复

30年

2、后勤集团内部机构设置、干部任免、大事记

永久

3、聘用合同工名册

30年

4、车辆、商业网点、饮食服务、学生宿舍管理等材料

30年

5、校园绿化、水电管理、通信服务等工作的有关材料

30年

6、教室管理的有关材料

30年

7、工程维修等工作的有关材料

永久

8、各类经营大宗物资采购招投标书、合同等材料

永久

9、学校房产管理的各项规章制度

30年

10、学校公房资产管理的各类材料

30年

11、职工住宅的建设、动迁，申购、配售、维修、改造、产权证明办理中形成的各类材料

永久

12、各类教师公寓、博士后公寓、教师周转公寓，临时宿舍等住房配置与管理活动中形成的材料

永久

13、负责学校房改工作，制定并组织实施住房改革，教职工住房、货币化补贴管理等活动中形成的材料

永久

14、全校各类房产资料、房产固定资产实物、统计报表

永久

15、内设机构设置、调整、人事任免等的通知、决定

永久

16、学校计划生育工作计划、总结、会议记录、纪要

30年

17、校有关违反计划生育条例处分情况的材料

30年

18、有关表彰计划生育先进单位和个人的材料

30年

19、领取独生子女证名册等统计报表

永久

校友工作与对外联络处（XZ16）

1、工作计划、总结、通知、重要的请示报告及批复

30年

2、部门规章制度、条例、工作大事记

30年

3、《校友通讯》、《长江大学校友名录》

永久

4、校友会主办的各类校友活动形成的各类文件材料

30年

5、国内外知名人士、校友及单位向学校捐赠基金的函、礼品、题词等

永久

6、教育发展基金会申报、管理等方面的相关材料

永久

7、学校与国内外有关单位（企业、学校等）的合作协议及相关管理材料

永久

互联网与信息中心（XZ52）

1、工作计划、总结、报告、请示及批复

30年

2、学校网络、信息化建设的统计报表

永久

3、学校信息网络工作协议、合同、信息网络分布图

永久

4、本校校园网管理条例、规章制度

30年

5、网络设备购置计划、报告、论证材料及经费分配方案

30年

资产经营管理有限责任公司

农业科技产业园办公室（技术转移中心）

（XZ54）

1、本校有关经营性资产投资、处置、股权转让、企业改制、企业管理方面的通知、规定、请示及批复等

永久

2、内设机构设置、人事任免的通知、决定

永久

3、规章制度、计划、总结、会议纪要等

30年

4、本公司大事记、统计报表、年度审计报告

永久

5、关于技术转化、产品生产方面的重要文件材料

永久

武汉校区

（XZ55）

武汉校区归档范围参照本校区相应部门的归档范围按时按要求进行归档

采购与招投标管理处（XZ58）

1、学校有关采购与招投标管理的规定、流程、规章制度。

30年

2、学校招标、投标活动形成的有关招投标文件、评标记录、中标合同书等。

30年

3、学校采购与招投标管理工作计划、总结、报告

30年

4、学校采购与招投标的各类统计报表、台账

永久

教务处（JX17）

1、上级下发的针对本校教学管理工作的批示、通知等

永久

2、学校本科教学发展规划、教学工作改革等材料

永久

3、教学工作规章制度

永久

4、教学工作年度统计表、大事记、校历、计划、总结、报告

永久

5、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

30年

6、本校有关本科专业设置、调整、撤销的报告及批复

永久

7、学科、专业评估、申报、审批材料及各类统计表

永久

8、优势学科、重点（特色）专业、重点实验室建设材料

永久

9、 本科专业教学计划（课程）、教学大纲、培养方案

30年

10、主干课程建设及安排

永久

11、本科生各专业年度教学安排表、教学执行计划

30年

12、教学研究项目的立项、结题的有关材料

30年

13、授予学士学位文件材料

永久

14、本校本科学位评定条例、办法、计划、总结

30年

15、毕业证发放名册等相关毕业材料

永久

16、本科优秀毕业论文、毕业设计获奖申报、审批文件材料

30年

17、补发学位证、毕业证材料

永久

18、各专业使用教材目录

30年

19、学生学籍变更材料

永久

20、学生奖励、处分材料

30年

21、上级机关下达的招生计划及本校上报各省招生来源计划报表

30年

22、招生章程、各类招生录取工作方案

30年

23、各类新生录取花名册、定向生协议及名单等材料

永久

24、招生宣传方案、招生简章、海报、视频等相关资料

30年

25、各类招生相关其它文件

30年

研究生院（JX19）

一、综合管理文件

1、上级针对本校研究生教学工作的有关文件材料

30年

2、本校有关研究生教学改革的指示、规定、办法

30年

3、研究生教育规划、培养计划、报告、总结及批复

永久

4、规章制度、会议记录、报告、总结、工作大事记

永久

5、研究生教学工作统计年报表

永久

6、 研究生院与国内外有关单位或个人签订的合同书、协议书、意向书等

永久

7、遴选硕士生、博士生指导教师材料

30年

8、研究生导师名册及相关管理材料

永久

9、本校研究生教育工作大事记等汇编材料

永久

二、研究生招生、培养、毕业文件

1、本校研究生招生简章、专业目录汇编、专业介绍等

30年

2、本校研究生新生录取名册

永久

3、研究生免试材料

永久

4、委培、代培、自费生计划、合同及名单

永久

5、本校有关研究生专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复

永久

6、研究生学科、专业评估、申报及审批材料

永久

7、申报硕士点、博士点的有关材料及上级批复

永久

8、研究生各专业教学计划、教学大纲及培养方案

30年

9、硕士生、博士生课程安排及课表

30年

10、研究生入学登记材料、在校研究生名册、毕业研究生名册

永久

11、研究生学籍变更材料（留级、休学、复学、转学、退学、开除、保留学籍或入学资格等）

30年

12、学校优秀硕、博学位论文获奖申报、获奖文件

永久

13、研究生毕业证书、学位证书发放名册及领取签收册

永久

14、补发研究生毕业证、学位证等的文件材料

永久

15、研究生各专业、公共课使用教材目录

30年

继续教育学院（JX20）

1、上级下发的针对本校继续教育工作的指示、批复等

30年

2、本校有关各类型继续教育教学专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复

永久

3、本校有关各类继续教育教学发展规划、培养计划、规章制度、总结、报告、大事记

30年

4、继续教育招生工作计划、总结、报告及统计报表

30年

5、本校各类继续教育招生简章、专业介绍

30年

6、本校各类学历教育录取花名册

永久

7、新生保留、取消入学资格名单及有关材料

30年

8、各类学历教育入学登记材料及学籍变更材料

30年

9、各专业教学计划、培养方案、教学大纲及课程安排

30年

10、毕业证发放名册及补发毕业证相关材料

永久

11、各类学历教育各专业使用教材目录

30年

12、本校非学历教育培训班、进修班报名表、人员名单等材料

30年

各学院、国际学院

一、研究生学籍（XJ11）

1、研究生学位申请及评定书

永久

2、学位论文评议意见表(学术评议书)

永久

3、答辩委员会组成审批表

永久

4、研究生成绩单

永久

5、学位论文答辩评审参考表

永久

6、学位论文开题报告

永久

7、学位论文表决票

永久

8、研究生学位论文

永久

9、博士中期考核表、科技查新报告

永久

二、本科生学籍（XJ12）

1、学生历年成绩总表

永久

继续教育学院

三、成人教育学籍（XJ13）

1、各类成人教育学历学生历年成绩总表

永久

四、自学考试学籍（XJ14）

1、自学考试毕业生登记表

永久

2、自学考试学生历年成绩总表

永久

基本建设处

（一）立项文件

1.项目策划、筹备文件

永久

2.项目建议书、可行性研究报告、初步设计及投资概算审批文件

永久

3.项目咨询、评估、论证文件

永久

4.项目审批、核准、备案申请报告及批复、补充文件、项目变更调整文件

永久

5.项目规划选址、环评、地震、建设用地、文物、矿产、水林资源、安全等专项报审及批复文件

永久

6.水、暖、电、气、通信、排水等审批、配套协议

永久

7.大宗原材料、燃料供应等协议

永久

（二）招标投标、合同协议文件

1.招标计划及审批文件，招标公告、招标书、招标修改文件、答疑文件、招标委托合同、资格预审文件

30年

2.中标的投标书、澄清、修正补充文件

永久

3.评标报告、定标文件、中标通知书

永久

4.合同准备、谈判、审批文件，合同书、协议书，合同执行、变更、索赔、了解文件，合同文件

永久

基本建设处

5.市场调研、技术经济论证采购活动记录、政府采购、竞争性谈判文件

30年

（三）勘察、设计文件

1.工程选址、地质、水温、勘察报告、地质图、地形图、化验试验报告、重要岩土样及说明

永久

2.地形、地秒、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测监测记录

永久

3.气象、地震等其他设计基础资料

永久

4.总体规划论证、审批文件

永久

5.方案论证、设计及审批文件

永久

6.技术设计审查文件、招标设计报告及审查文件

永久

7.施工图设计审查文件、供图计划

永久

8.技术秘密、专利文件

永久

9.关键技术设计、试验文件、设计接口及设备接口文件

永久

10.设计评价、鉴定

永久

11特种设备设计计算书

30年

（四）征地、拆迁、移民文件

1.建设用地评估报告、用地申请审批文件，征用土地协议、土地划拨、置换批准文件，建设征地规划设计报告及审查意见，建设规划用地许可证，国有土地使用证、林权证、不动产权证等

永久

2.拆迁方案、拆迁评估、拆迁补偿、拆迁实施验收文件

永久

基本建设处

3.淹没实物指标调查材料，移民安置计划、方案级审批，移民补偿计划，移民安置合同协议，项目建设的招投标、合同、安置实施、项目验收文件，实物、资金补偿、决算、审计等移民资金管理文件，移民监理文件，移民安置验收文件

永久

4.建设前原始地貌、征地拆迁、移民安置音像材料

永久

（五）项目管理文件

1.项目建设管理组织机构成立、调整文件

永久

2.项目管理人员任免文件

永久

3.项目各项管理制度、业务规范、工作程序、质保体系文件

永久

4.投资、质量、进度、安全、环保等计划、实施和调整、总结，重大设计变更申请、审核及批复文件

永久

5.贷款融资、工程概算、预算、标底、合同价、竣工决算文件，审计文件

永久

6.交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册

永久

7.重要领导视察、重要活动及宣传报道材料

永久

8.项目管理重要会议文件、年度工作总结

永久

9.监管部门制发的重要工作依据性文件，涉及法律事务文件

永久

（六）施工文件

基本建设处

1.建筑施工文件

(1) 施工项目部组建、印章启用、人员任命文件，进场人员资质报审文件，施工设备仪器进场报审文件、设备仪器校验、率定文件，开工报告、项目划分、工程技术要求、技术交底、图纸会审文件

永久

(2) 施工组织设计、施工方案及报审文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺及报审文件

永久

(3) 工地实验室成立、资质、授权文件，外委试验协议、资质文件，原材料及构配件出厂证明、质量鉴定、复试报告及报审文件，试验检验台账

30年

(4) 见证取样记录、砂浆、混凝土试验记录及报告，钢筋连接接头试验报告，工艺试验方案、试验成果报告，锚杆检测报告、地基承载力检测记录及报告、压实度检测记录及报告，桩身及桩基检测报告，防水渗漏试验检查记录，节能保温测试记录、室内环境检测等技术试验检测记录和报告，成品及半成品试验检验台账等

永久

(5) 设计变更通知、变更洽商单、材料代用核定审批、技术核定单、工程联系单、备忘录、工程变更台账

永久

(6) 交桩记录，施工定位、测量放线记录及报审文件

永久

(7) 施工勘察报告、岩土试验报告、地基验槽记录、工程地基处理记录等

永久

(8) 各类工程记录及测试、监测记录、报告

永久

基本建设处

(9) 质量检查、评定文件，事故处理报告、缺陷处理记录及台账

永久

(10) 隐蔽工程检查验收记录、交工验收记录、验收评定、验收评定台账

永久

(11) 竣工图及竣工图编制说明

永久

(12) 施工日志、月报、年报、大事记

30年

(13) 施工总结、完工报告、交工报告、验收证书、遗留问题清单

永久

(14) 施工音像材料

永久

2.设备及管线安装施工文件

（1）施工项目部组建、印章启用、人员任命文件，进场人员资质报审文件，施工设备仪器进场报审文件、设备仪器校验、率定文件，开工报告、项目划分、工程技术要求、技术（安全）交底、图纸会审文件

永久

（2）施工组织设计、施工方案及报审文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺及报审文件

永久

（3）工地实验室成立、资质、授权文件，外委试验协议、资质文件，原材料及构配件出厂证明、质量鉴定、复试报告及报审文件，试验检验台账

30年

（4）设计变更通知、变更洽商单、材料、零部件、设备代用审批、技术核定单、工程联系单、备忘录、工程变更台账

永久

基本建设处

（5）焊接工艺评定报告，焊接试验记录、报告，施工检验记录、报告，探伤检测、测试记录、报告，管道单线图（管段图）

永久

（6）强度、密闭性等试验检测记录、报告，联动试车方案、记录、报告

30年

（7）隐蔽工程检查验收记录、交工验收记录、验收评定、验收评定台账

永久

（8）管线标高、位置、坡度测量记录

永久

（9）管线清洗、试压、通水、消毒等记录

30年

（10）安装记录、安装质量检查、评定，事故处理报告、缺陷处理记录及台账

永久

（11）竣工图及竣工图编制说明

永久

（12）施工日志、月报、年报、大事记

30年

（13）施工总结、完工报告、交工报告、验收证书、遗留问题清单

永久

（14）施工音像材料

永久

3.电气、仪表安装施工文件

（1)施工项目部组建、印章启用、人员任命文件，进场人员资质报审文件，施工设备仪器进场报审文件、设备仪器校验、率定文件，开工报告、项目划分、工程技术要求、技术（安全）交底、图纸会审文件

永久

(2）施工组织设计、施工方案及报审文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺及报审文件

永久

基本建设处

（3）工地实验室成立、资质、授权文件，外委试验协议、资质文件，原材料及构配件出厂证明、质量鉴定、复试报告及报审文件，试验检验台账

30年

（4）设计变更通知、变更洽商单、材料、零部件、设备代用审批、技术核定单、工程联系单、备忘录、工程变更台账

永久

（5）绝缘、接地电阻等性能测试、校核

30年

（6）材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、电气试验检验台账

永久

（7）系统调试方案、记录、报告，电气装置交接记录

30年

（8）交工验收记录、质量评定、验收评定台账、事故处理报告、缺陷处理记录及台账

永久

（9）竣工图及竣工图编制说明

永久

（10）施工日志、月报、年报、大事记

30年

（11）施工总结、完工报告、交工报告、验收证书、遗留问题清单

永久

（12）施工音像材料

永久

（七）信息系统开发文件

1.设计开发文件

（1）需求调研计划、需求分析、需求规格说明书、需求评审

30年

基本建设处

（2）设计开发方案、概要设计及评审、详细设计及评审文件

30年

（3）数据库结构设计、编码计划、代码编写规范、数据库设计、应用支撑平台、应用系统设计、处理和存储系统设计、安全系统设计终端备份运维系统设计文件

30年

2.实施文件

（1）实施计划、方案及批复文件，源代码及说明、代码修改文件、网络系统、二次开发支持文件、接口设计说明书

30年

（2）程序员开发手册、用户使用手册、系统维护手册

30年

（3）安装文件、系统上线保障方案，测试方案及评审意见、测试记录、报告，试运行方案、报告

30年

3.信息安全评估、系统开发总结、验收交接清单、验收证书

30年

（八）设备文件

1.工艺设计、说明、规程、试验、技术报告

永久

2.自制专用设备任务书、设计、检测、鉴定

永久

3.设备设计文件、出厂验收、商检、海关文件

永久

4.设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单

30年

5.设备台账、备品备件目录、设备图纸，设备制造检验检测、出厂试验报告、产品质量合格证明、安装及使用说明、维护保养手册

永久

6.设备制造探伤、检测、测试、鉴定的记录、报告

永久

基本建设处

7.设备变更、索赔文件

永久

8.设备质保书、验收、移交文件

永久

9.特种设备生产安装维修许可、监督检验证明、安全监察文件

永久

10.设备运行使用、检查维护文件

永久

（九）监理文件

1.监理项目部组建、印章启用、监理人员资质，总监任命、监理人员变更文件

永久

2.施工监理文件

（1）监理大纲、监理规划、监理实施细则

永久

（2）施工单位资质报审，施工管理人员、特种作业人员报审，施工设备仪器报审

永久

（3）施工组织设计、施工方案、专项措施报审，施工计划进度、延长工期报审，开工复工报审，开工令、暂停令、复工令

永久

（4）原材料、构配件、设备报验

30年

（5）单元工程检查及开工签证、分部分项工程质量验收，混凝土开盘鉴定（开仓见证）、混凝土浇灌申请批复

30年

（6）监理检查、复检、实验记录、报告

30年

（7）旁站记录、见证取样、平行检验、抽检文件、质量缺陷、事故处理、安全事故报告

永久

（8）测量控制成果报验及复核文件，质量、施工文件等检查报验，质量检查评估报告，阶段验收、竣工验收监理文件

永久

基本建设处

（8）测量控制成果报验及复核文件，质量、施工文件等检查报验，质量检查评估报告，阶段验收、竣工验收监理文件

30年

（9）工程计划实施、分析统计、完成报表

永久

（10）工程计量、支付审批、工程变更审查、索赔文件

永久

（11）监理通知单、回复单、工作联系单、来往函件

永久

（12）监理例会、专题会等会议纪要、备忘录

30年

（13）监理日志、月报、年报

永久

3.设备建造文件

（1）监理大纲、监理规划、监理实施细则

永久

（2）设备制造单位质量管理体系报审，设备制造的计划、延长工期报审，开工、复工报审，工艺方案、控制节点、检验计划报审

30年

（3）原材料、外购件等质量证明文件报审，分包单位资格报审文件，试验、检验记录及报告

30年

（4）开工令、暂停令、复工令

永久

（5）监造通知单、回复单、工作联系单，来往函件

永久

（6）变更报审

永久

（7）关键工序、零部件旁站记录、见证取样、平行检验、独立抽检文件

30年

（8）质量缺陷、事故处理、安全事故报告

永久

（9）设置制造支付、造价调整、结算审核、索赔文件

永久

基本建设处

（10）监造例会、专题会会议纪要、备忘录，来往文件、报告

永久

（11）设备出厂验收、交接文件

永久

（12）监造日志、月报、年报

永久

（13）设备监造工作总结专题报告

永久

4.监理（监造）工作音像文件

永久

（十）生产技术准备、试运行文件

1.技术准备计划、方案及审批文件

永久

2.试生产、试运行管理、技术规程规范

30年

3.试生产、试运行方案、操作规程、作业指导书、运行手册、应急预案

30年

4.试车、验收、运行、维护记录

30年

5.试生产产品质量鉴定报告

30年

6.缺陷处理、事故分析记录、报告

永久

7.试生产工作总结、试运行考核报告

永久

8.产品技术参数、性能、图纸

永久

（十一）竣工验收文件

1.项目各项管理工作总结

永久

2.设计工作报告、监理工作报告、施工管理报告、采购工作报告、总承包管理报告、建设管理报告、运行管理报告

永久

3.项目安全鉴定报告、质量检测评审鉴定文件、质量监督报告

永久

基本建设处

4.同行评估报告、阶段验收报告

永久

5.环境保护、水土保持、消防、职业安全卫生、档案、移民安置、规划、人防、防雷等专项验收申请及批复文件，决算审计报告

永久

6.竣工验收大纲、验收申请、验收报告

永久

7.验收组织机构、验收会议文件、签字表，验收意见、备忘录、验收证书

永久

8.验收备案文件、运行申请、批复文件、运行许可证书

永久

9.项目评优报奖申报材料、批准文件及证书

永久

10.项目后评价文件

永久

11.项目专题片、验收工作音像材料

永久

实验室与国有资产管理处

一、综合管理类（SB11）

1、上级针对本校有关仪器、设备管理工作的文件材料

30年

2、学校实验室与国有资产管理的规章制度、大事记

30年

3、设备工作计划、报告、总结、调查材料

30年

4、本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

永久

5、设备订购合同（复印件）和会谈纪要、记录等

永久

6、进口设备过程中有关的技术商务文件

30年

7、仪器、设备移交清册及报废、调拨报告和批复

永久

8、本校有关仪器、设备业务工作中的综合性统计材料

30年

9、全校固定资产年度统计表、固定资产账册

永久

二、仪器设备项目（SB12）

1、申购计划、论证报告、批复、招投标材料及订购合同

30年

2、贵重仪器设备使用情况报表

30年

3、开箱记录及装箱单

30年

4、安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

30年

5、验收报告及文件材料

30年

6、索赔来往函件及结果文件

30年

7、设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

8、使用、检修、故障事故记录

与设备共存

9、重大事故的调查分析处理意见

与设备共存

10、技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

期刊社

一、综合管理文件（CB11）

1、工作计划、总结、报告、请示与批复

30年

2、规章制度

30年

3、统计报表、大事记

永久

二、出版物项目(CB12、CB13、CB14、CB15)

1、正稿

永久

2、原稿（含照片、手迹原稿）或复印件（退还作者后有原稿签收单）

永久

3、出版请示与批复

永久

4、编辑出版合同、协议书

永久

5、各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

30年

6、封面设计图样及文字说明

永久

7、出版通知单、书刊、音像出版物样品

永久

8、出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单

永久

国际合作与交流处（WS48）

1、上级机关针对本校外事工作的批示、通知等

30年

2、本校外事（含港澳台）工作计划、总结、简报、重要请示、报告及上级批复

30年

3、学校外事工作规章制度、重要会议记录、各类统计报表等

30年

4、学校重要外事活动大事记

永久

5、各类公派出国人员名册、统计报表

永久

6、本校教职工出国因公考察、访问、讲学、进修、留学、出席国际活动等邀请函、批示、总结及报送材料

30年

7、外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

30年

8、接待外籍教师和来鄂讲学计划专家的的计划、安排、总结、报告、登记簿、会议记录、纪要等

30年

9、外籍教师来校批件、来校批件、各类证件复印件、合同

30年

10、来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

30年

11、本校与国外建立校际交流的意向、协议、合同、项目纪要材料、备忘录等材料

永久

12、本校与国外进行文化交流的文件材料

30年

13、授予外籍人员名誉称号的有关材料

永久

14、学校重大外事活动的形成的照片、实物等材料

永久

计划财务处

一、综合管理（CK11)

1、上级针对本校有关财会工作的文件材料

30年

2、本校教育经费预算的请示、上级下达计划及执行情况

永久

3、财务工作制度、计划、总结、请示、批复

30年

4、学校财务工作会议记录、会议纪要等

30年

5、学校财务工作统计资料、财务工作大事记等

永久

6、学校基金管理、奖金发放的办法、规定

永久

二、会计报表（CK12)

1、校级年度决算报表

永久

2、其他重要的各类统计报表

30年

三、会计账簿（CK13)

1、总账

永久

2、明细分类账、分户账或登记账

10年

3、现金、银行存款日记账

10年

四、会计凭证（CK14)

1、原始凭证

10年

2、记账凭证

10年

3、其他凭证类材料

10年

五、工资清册（CK15)

1、工资发放名册

永久

2、各种奖金、奖学金、助学金等发放名册、卡片

30年

六、其他会计材料（CK15)

计划财务处

1、会计档案移交清册

永久

2、会计档案保管清册

永久

3、会计档案鉴定销毁清册

永久

各学院

各单位

各部门

一、照片（SX11）[内容、时间、地点、人物、拍摄者]

1、党政工作

（1）本校各类重大会议、重大活动

永久

（2）党和国家领导人、省、市领导、社会各界名流来校视察活动

永久

2、教学工作

（1）开学典礼

永久

（2）知名教授、专家、学者来校讲学

永久

（3）学科竞赛及颁奖大会

永久

（4）军训

30年

（5）学生听课、论文答辩、实习、社会实践

30年

（6）各届毕业生合影

永久

3、科研工作

（1）反映本校重点、大型科研课题评审鉴定

永久

（2）重点科研项目关键阶段

永久

（3）年度科研表彰、科研成果颁奖仪式

永久

（4）大型学术会议、科研报告会的照片

永久

4、外事工作

（1）外国领导人、友好人士、各种代表团来校参观访问

永久

（2）国际交往活动中的照片

永久

5、文体活动

（1）历届校级运动会

30年

（2）本校参加省级及以上运动会

30年

各学院

各单位

各部门

（3）校级文艺晚会、艺术节、书法绘画展等的照片

30年

6、其他：展现校园历史记录、基本风貌、重要建筑物的照片

永久

二、光盘（SX12）

永久

三、移动硬盘（SX13）

永久

四、其他（SX14）

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