关于收集、征集有保存价值和纪念意义的实物档案的通知

各院系、各单位：

长江大学是一座历史悠久的高等学府，在她近一个世纪的漫长岁月中，不仅形成了大量宝贵的档案，还产生了许许多多有保存价值的实物档案。实物档案同样真实地记载和反映了我校各项实践活动，收集保存它们，具有特殊意义和重大价值。如学校及各院系、各单位获得的各种奖品、奖状，是学校各方面工作成绩和水平的见证；国内外友人、校友，兄弟单位赠送的礼品，反映了学校与外界的联系，某些礼品还具有较高的艺术收藏价值；还有，学校各个时期使用的校徽、印章，制作的各种纪念章等。对这些实物，长期以来没有统一收集和保管，而是散藏在各个单位，甚至个人手中，既容易丢失，也不便于利用。

经研究决定由校档案馆向各院系、各单位以及全校师生员工、广大校友收集、征集实物档案，希望得到大家的全力支持与合作。

一、收集、征集范围

1、学校和各院系、各单位历年来获得的校级以上的各种奖品、奖状。

2、学校历史上使用过的各种校徽、纪念章、印章等。

3、学校在各种大型文体活动中获得的奖品。

4、兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品。

5、学校历史上形成的有保存价值的其它物品。

* 有保存价值主要指有助于了解学校历史和现实活动以及有艺术收藏价值。

二、收集、征集办法

1、各院系、各单位每年年底向校档案馆送交本单位当年获得的奖品、奖状。个别单位希望将奖品保留一段时间的，可在保存一年后再送交，但应在获奖当年将所获奖品的文字说明书送交档案馆。凡获奖后即刻将奖品、奖状送交的，档案馆随时接收。

2、对个人送交实物档案及各单位送交以往保留的实物档案，档案馆随时接收。

3、各院系、各单位及个人在送交实物档案时，应附上实物档案的文字说明（见附样），并办理交接手续。交接清单一式两份，一份由送交单位和个人保存，另一份由档案馆保存，对个人赠送的珍贵实物档案，档案馆将发给纪念证书。

4、凡属校外赠送的礼品，礼品接收单位应将所收礼品清单送交一份给档案馆。其中，有使用价值的礼品，可由接收单位保留使用；珍贵礼物应交档案馆保存，并办理交接手续。

校档案馆对收集和征集到的实物档案，将进行分类、整理、编号，并妥善保管。有关物品可视需要及时向全校提供使用。

                                    长江大学档案馆

二零一五年十月二十日

附样：

1、一般实物档案的文字说明应包括：实物名称、实物材料规格、产生时间、制作单位、送交单位、送交时间。

例：校办送校革委会印章壹枚

实物名称：印章 实物材料：木质

产生时间：文革期间

制作单位：长江大学革委会

送交单位：校长办公室

送交时间： 年 月 日

2、奖品、奖状文字说明应包括：奖品名称、奖励材料、奖品级别、授奖单位、授奖时间、送交单位、送交时间。

例：体育室送交大运会奖杯壹个

奖品名称：奖杯

奖品级别：第二届大学生运动会女排亚军

获奖单位或个人：长江大学

授奖时间：1986年10月6日

送交单位：体育室

送交时间：1993年9月10日