学校各院系及相关单位：

根据《长江大学档案管理暂行办法》的要求，为做好2016年度学籍档案归档整理工作，确保档案及时、完整、规范地归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围：

1、2016年毕业专科、本科学生原始成绩总册、历年成绩总表；

2、2016年毕业硕士、博士历年成绩、学位申请、学位评议及学位论文等。

二、归档时间要求：

各院系及相关单位的学籍档案应在11月底前完成所有立卷、移交、归档工作。各部门领导要重视本部门学籍档案材料的归档工作，监督本部门档案员做好档案归档工作，以防漏归，确保文件材料归档的规范、完整、齐全。

三、归档质量要求：

1、归档的文件材料应收集齐全，整理规范，不应有破损和污染。

2、案卷目录、卷内文件目录按照规定格式准确填写，字体、字号必须统一。

3、案卷的装订采用“三点一线”的方法装订。档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案下边缘对齐。装订线一般在2.5CM的位置上，装订时直接加大左边距即可。

四、移交验收：

1、学籍档案归档坚持纸质档案与电子文件同步归档原则。各部门在提交纸质学籍档案时，必须同时按规定格式提交所有档案目录（卷内文件目录、案卷目录）的电子版。

2、移交档案时各类档案（纸质档案与电子文件）经交接双方检查核对无误，按归档要求验收后，正式办理移交手续。填写 “档案移交清单”和“档案移交目录”一式二份，交接双方签字后各执一份备查。

五、各院系及相关部门请按照此《通知》要求，迅速落实专人于规定时间完成档案材料的归档工作。在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。

联系电话： 8060960（纸质档案归档）

8060621（电子文件归档）

E-mail: dag@yangtzeu.edu.cn

附：原始成绩总册、历年成绩总表归档格式及样表

长江大学档案馆  

二零一六年十一月二日

卷 内 文 件 目 录

（原始成绩总册）