第一条 为了加强和规范我校重点工程、重大科（教）研项目、重大活动、重要人物（院士、长江学者、楚天学者等）和特色工作档案的管理，确保“四重一特”档案的完整与安全，发挥高校特色档案资源的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省重大活动档案管理试行办法》及《关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》的通知精神，结合我校实际，特制订本办法。

第二条 本办法所称“四重一特”档案，是指学校在重点工程、重大科（教）研项目、重大活动、重要人物及特色工作过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种纸质、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录。主要包括：

（一）纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件；

（二）录音（带）光盘，录像（带）光盘；

（三）照片及文字说明；

（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等；

（五）其他具有保存价值的材料。

第三条 本办法所称重点工程、重大活动、重要人物，主要是指符合下列条件之一的社会活动：

（一）党和国家领导人在学校的公务活动；

（二）国内外知名人士在学校的公务活动；

（三）上级部门对学校各项工作的考核、评估、验收活动；

（四）学校与有关部委和地方政府的重要合作活动；

（五）学校承办的重大国际性会议、学术活动；

（六）学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和举办的全校性活动（如校庆等）；

（七）各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动；

（八）学校重点工程开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式；

（九）其他具有较大社会影响的活动。

第四条 “四重一特”档案管理工作遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。

第五条 档案馆负责监督、指导学校“四重一特”档案文件材料的收集、整理、立卷、归档，并集中保管。

第六条 重点工程、重大活动主办单位在制订活动实施计划时应当同时制订档案收集、整理方案，明确档案管理的责任部门和人员，并落实相应的保障措施。

第七条 重点工程、重大活动形成的文件材料由承办单位负责收集、整理，立卷、归档。

承办单位为两个及以上的，由承担主要工作的单位（即主要承办单位）立卷归档。

第八条 对于所有权属于个人的重大活动、重要人物档案，学校鼓励档案所有者向档案馆捐赠或者寄存。捐赠者、寄存者对其档案材料享有优先利用权，并可以对其档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。

第九条 档案馆应对接收进馆的“四重一特”档案及时开展编纂、数字化等工作，积极开发档案信息资源，依法提供利用。

第十条 本办法自发布之日起施行。

第十一条 本办法由学校档案馆负责解释。