一、归档范围

专科、本科毕业生班级合影照片，硕士、博士毕业生专业或年级合影照片。

二、归档规范

各学院在毕业生离校前将毕业生合影照片收集齐全，尺寸、规格按统一要求；毕业生合影照片归档包括纸质照片、电子照片、照片文字说明excel电子表格各一份。

1. 纸质照片不封塑，长不超过29cm，宽不超过18cm，要保证画面质量，使合影中每张面孔清晰可辨；合影照片正上方应该标有如下字样的题名：长江大学、学院、届、专业、班级、学生类别、拍摄时间（数字为阿拉伯数字），例如：长江大学XX学院2016届XX专业XX班本科（硕士、博士）毕业生合影2016.6。

2. 纸质照片要求以院或系为单位进行组卷，同一学年度毕业的专科、本科、硕士、博士毕业生合影照片归为一卷，卷内照片依次按学生类别（专科生、本科生、硕士、博士）结合班号、专业先后排序。依次对排列好的每一张毕业生合影照片进行流水编号，将编号用黑色中性笔填写于标签之上，并将标签粘贴在照片背面的左上角。

3. 毕业生合影照片要求以张为单位详细填写照片文字说明，包括题名、拍摄时间、拍摄地点、人物及座次号、拍摄者、备注等信息。将照片文字说明以word表格形式（见附件1）打印出来粘贴在照片背面的中间或直接打印在照片背面中间位置，并以excel电子表格形式（见附件2）进行归档。

（1）照片中所有人员都必须标注姓名，做到姓名与人员一一对应。

（2）照片中涉及学校、院系领导的，请在领导姓名后加括号注明其职务。如：张三（院长）

（3）毕业生正常毕业，只须标注姓名，毕业生如果存在留级、转学等学籍异动情况时，应在学生姓名后加括号予以注明，如：李四（留级）；

（4）备注是对照片的特殊情况予以说明。如注明未参加拍照的毕业生。

4. 合影照片电子版为JPG格式，与纸质照片完全一致，文件名以“长江大学XX学院XX届XX专业XX班本科（硕士、博士）毕业生合影”的方式命名，要求照片保持原始像素和尺寸，不得进行压缩处理。

三、归档时间

每年于6月30日前将应届毕业生合影照片（纸质照片、电子照片、照片文字说明）移交至学校档案馆。

四、归档程序

按照归档要求核查无误后，请各学院档案员以学院为单位将纸质照片、电子照片、照片文字说明（excel电子表格）、《长江大学毕业生合影照片移交清单》（见附件3）一式两份、加盖公章到学校档案馆办理移交手续。

附件1：

毕业生合影照片文字说明表

附件 3：

长江大学毕业生合影照片移交清单