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关于做好2022年毕业生合影归档工作的通知

发布日期:2022-05-30    作者:     来源:     点击:

学院

根据《长江大学档案管理暂行办法(修订》的要求,为做好2022年度毕业生合影相关档案归档整理工作,确保档案及时、完整、规范地归档,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

2022届毕业生合影(电子版)及相关文字说明;另2022年度以前因特殊原因未能归档的,须补充归档的毕业生合影,请分年度整理好一并归档。

二、归档时间

学院须在710完成毕业生合影立卷、移交、归档工作。各学院档案员须确保档案材料完整、齐全,不可漏归。各学院领导应重视本院毕业生合影的归档工作,督学院档案员做好档案归档工作,此项归档工作将作为年终学院目标管理考核的内容之一

三、归档质量要求

1.毕业生合影电子版为JPG格式,要求照片保持原始像素和尺寸,不得进行压缩处理。文件以“长江大学XX学院XX届XX专业XX班本科(硕士、博士)毕业生合影2022.6”的方式命名。例如:“长江大学计算机科学学院2022届计算机科学与技术专业11801班本科毕业生合影2022.6”。

2.同一学年度毕业的本科、硕士、博士毕业生合影照片归为一卷,卷内照片依次按学生类别(本科、硕士、博士)结合班号、专业先后排序。

3.毕业生合影照片要求以“张”为单位详细填写照片文字说明(见附件1),包括题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄者、人物及座次号、备注等信息。

1)照片中所有人员都须标注姓名,做到姓名与人员一一对应。

2)照片中涉及学校、院系领导的,请在领导姓名后加括号注明其职务。如:张三(院长)

3)备注是对照片的特殊情况予以说明。如果毕业生存在留级、转学等学籍异动情况时,应在备注中予以注明,如:李四(留级)。

四、移交验收

毕业生合影须有详细的文字说明,移交时以学院为单位将电子照片、照片文字说明(见附件1)、《长江大学毕业生合影照片移交清单》(一式两份,见附件2)发送到档案馆邮箱,其中“移交清单”需加盖公章并手写签名。到学校档案馆办理移交手续,交接双方签字后各执一份备查

学院请按照本通知的要求,落实专人于规定时间完成档案材料的归档工作。在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆联系,档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。

联系人:戴晶晶  王丽

办公电话:0716-8060960

邮箱地址:dasj@yangtzeu.edu.cn

 

附件1:毕业生合影照片文字说明

附件2:长江大学毕业生合影照片移交清单

                                      

 

                                   长江大学档案馆

                                                   2022530

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