一、编制目的与依据

    为加强学校档案工作，统一我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）的有关规定，结合我校实际，特制订本实施细则。

二、编制原则

1．我校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

2．在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

3．类目设置必须具有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。

4．类目排列、档号结构的确定严格从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

三、类目设置

由于学校历史发展原因，按照建校历史，学校划分6个全宗卷。具体如下：

原江汉石油学院               全宗号1

原湖北农学院                   全宗号2

原荆州师范专科学院        全宗号3

原湖北职工医学院            全宗号4

长江大学                           全宗号5

原荆州教育学院                全宗号6

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。一级类目的标识，采用类目名称的汉语拼音的第一个字母组合而成。根据我校档案产生的领域范畴与档案内容性质，确定分为十五类。党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、学籍（XJ）、科研（KY）、产品生产与开发（CP）、基建（JJ）、仪器设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）、财会（CK）、声像（SX）、实物（SW）、印章（YZ）、人物（RW）.

（二）二级类目机构代码标识

二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是结合该类档案的形成规律、特点和学校的具体情况，在一级类目下设二级类目。

涉及党群、行政、教学、外事等的二级类目按机构代码标识；学籍、科研、基建、产品、设备、出版、财会、声像、实物、印章、人物等的二级类目采用两位阿拉伯数字标识。

学籍、科研、基建、产品、设备、出版、财会、声像、实物、人物等大类按有关要求，遵循文件材料的形成规律，按卷归档。其他大类均以单份文件归档。

三级类目是对二级类目的再次细分，根据二级类目中表达不能穷尽的要求，按需设置，具体编制说明见后。

四、涉及党群、行政、教学、外事等类的机构代码标识

五、档号的编制说明

档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

（一）党群（DQ）：主要包括党群部门在工作中形成的各类文件材料，按件归档。党群类一级类目下按机构代码、保管期限、顺序号排列。其档号标识模式为：

档号=全宗号+年度+分类号+机构代码+保管期限+件号

 

    （二）行政（XZ）：主要包括行政职能部门在工作中形成的各类文件材料，按件归档。行政类一级类目下按机构代码、保管期限、顺序号排列。其档号标识模式同上。

    （三）教学（JX）：主要包括教学管理和教学实践各个环节活动中形成的各类文件材料（除学生学籍材料外），按件归档。教学类一级类目下按机构代码、保管期限、顺序号排列。其档号标识模式同上。

（四）外事（WS）：学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、涉外教学、人才交流、友好往来等活动中直接形成的文件材料。按件归档，其档号模式同上。

（五）学籍（XJ）：指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料，包括学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等重要材料，根据学院、专业、班级按卷归档。

学籍类一级类目下按学习层次排列，具体分类如下：

11   全日制硕士、博士

12   全日制本专科

13   成人教育

14   自学考试

其档号标识模式为：

档号=全宗号+年度+分类号+学习层次代码+保管期限+卷号

 

（六）科研（KY）：主要包括科学研究管理和科学实践活动中形成的各类文件材料。归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，兼顾不同学科、专业、科研文件材料的不同特点和成套性，保持有机联系。按卷归档。

     科研类一级类目下根据材料内容设二级类目，具体分类如下：

     11   科研综合管理文件材料

     12   科研项目（按科研处给定的合同档案号排序）

     13   科研奖励证书、奖牌

     14   科研成果申报材料（其中获奖的证书因载体不同保管条件不同，故将其中获奖的证书单独列入KY13类另行保管，申报材料与获奖证书之间设立参见号）

     15   科研专利

     16   论文、专著

其档号标识模式为：

档号=全宗号+年度+分类号+内容代码+保管期限+卷号

 

（七）产品生产与开发（CP）：学校在产品生产与科技开发工作中形成的文字、图表等材料，按卷归档。 产品类一级类目下按材料内容设二级类目，具体分类如下：

 11   产品生产与开发类综合性管理文件

 12   各类产品生产与开发性材料

其档号标识模式同上。

（八）基建（JJ）：主要包括基本建设管理和项目管理中形成的各类文件材料。根据基建档案的文件材料构成、规律和特点，保持其有机联系，在一级类目下设二级类目，按卷归档。二级类目具体设置如下：

 11  基建综合文件材料

 12  基建项目材料

 13  基建底图

其档号标识模式同上。

（九）仪器设备（SB）：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装、调试、管理使用、维修改造等各个环节中形成的文件材料，按卷归档。设备一级类目下根据材料内容设置二级类目，具体分类如下：

  11  设备管理综合文件材料

  12  仪器设备项目（特别是单台件价值50万元以上或者教育部明确规定的精密、稀缺的贵重仪器设备）各个环节（购置论证审批、采购、安装、验收、资产登记、财务结算、管理、使用、降级使用、报废等）形成的不同载体的文件材料

其档号标识模式同上。

（十）出版（CB）：学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版活动中形成的文件材料，按卷归档。出版类一级类目下根据材料内容设置二级类目，具体设置如下：

 11   出版管理的综合性文件材料

 12   《长江大学报》、《长江大学年鉴》、《校友通讯》

 13   《长江大学学报（自科版）》（旬刊）。

14   《长江大学学报（社科版）》（月刊）

15   《石油天然气学报》（月刊）

其档号标识模式同上

（十一）财会（CK）：主要包括财务工作管理和财务会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料。根据财会档案的类型特点，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，按卷归档。财会类一级类目下根据会计管理和业务内容设置二级类目，具体分类如下：

  11  财会管理综合性文件材料

  12  报表

  13  账簿

  14  凭证

  15  其他

 其档号标识模式同上。

（十二）声像（SX）：以声音、图像等方式，记录反映学校教学、科研、管理等活动的具有保存价值的专门载体档案。声像档案要附文字简介，内容包括：时间、地点、事件、人物等。

声像类一级类目下按声像载体代号、顺序号（册号、张号、碟号）排列。声像类下二级类目设置如下：

11   光盘

12   照片

13   移动硬盘

14   录像带

声像类档案的标识模式为：

档号=全宗号+年度+分类号+载体代码+保管期限+顺序号（册号/盒号+张号/盘号）

 

13、实物（SW）：以物质实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品。一般包括奖品、名人字画、与外单位往来交流中收受的礼品和学校发展中有纪念意义的物品等。实物档案要编写内容简介。内容简介包括：时间、地点、名称、级别等；内容（事迹）摘要；情况概述。

实物档案一级类目下按实物类型代码、顺序号排列。实物类下设二级类目如下：

11   奖杯、奖牌、奖状

12   字画

13   锦旗

14   其他

实物类档案档号标识模式如下：

档号=全宗号+年度+分类号+实物类型代码+顺序号

      

14. 印章（YZ）：学校在从事各项管理活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏等方面具有特殊价值的档案。根据印章档案形成的特点，按件归档，印章类一级类目下根据印章属性、使用的机构类型特征设置二级类目，具体设置如下：

1 对外使用印章

1.1  对外使用的机构公章

1.2  对外使用的个人印章

2 对内使用的印章

  2.1   党务活动印章

  2.2   行政活动印章

3 专用章

  3.1  财务专用章

  3.2  合同专用章

  3.3  其他专用章

  其档号标识模式为：

     档号=全宗号+印章代号+保管期限代号+分类号+枚号

          

15、人物（RW）：是指学校中学术造诣较深，在某一学科领域贡献突出，在国内外教育界、科技界有一定影响的知名、典型、模范人物的档案。根据人物档案形成特点，一人一档，按卷归档。人物类一级类目下根据人物给定的流水分类号设置二级类目。其档号标识模式为：

   档号=全宗号+分类号+人物流水分类号+保管期限+卷号