各学院：

为实现学生档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《长江大学学生档案管理办法（修订）》的规定，学生档案由学校档案馆实施统一管理。为有序推进学生档案移交工作，现就相关事宜安排如下：

一、移交范围

本科生档案：2020级、2021级、2022级

研究生档案：2021级、2022级

二、移交内容

此次移交的学生档案应包括新生入学档案以及在校学习期间产生的全部档案。请各学院严格按照《长江大学学生档案管理办法（修订）》的规定，对照上述内容以及其它具有存档价值的档案材料，对每一个学生的档案进行认真的整理、归档。

三、移交时间

2020级、2021级学生档案移交时间：10月10日—11月10日；

2022级学生档案移交开始时间：11月14日；东校区各学院移交结束时间：12月16日；西校区各学院移交结束时间：12月23日；

武汉校区办理时间另行通知。

四、移交要求

1.高度重视，明确分工。各学院分管学生工作的负责人是学生档案移交的主要责任人，负责本院学生档案移交工作的总体安排与协调。要明确分工，责任到人，确保学生档案的移交平稳、有序、安全、规范，确保所有学生的档案按时、完整地移交到档案馆保存。对档案移交材料不全者，不予以接收，坚决杜绝少移交、错移交等现象。

2.整理规范，按时移交。各学院要提前对需移交的学生档案进行全面的检查，将尚未归档的材料按照规范要求装入学生档案袋，并按照学生年级、专业、班级、学号分类排序、整理，在规定的时间移交至学生档案室。在正式移交之前，需先将填写规范完整的《XX学院20 级学生档案移交清单》（附件1）电子版发送到学生档案室邮箱：cjdxdas@163.com；移交时提交纸质版“移交清单”一式两份（纵向打印），并加盖学院公章。

3.加强管理，规范运转。此次档案移交工作完成后，各学院要严格按照《长江大学学生档案管理办法》的规定，切实加强对学生在校期间所产生档案的收集、管理，并根据学校档案馆的工作安排，切实做好每年新生档案及毕业生档案的移交工作，确保学生档案管理、运转规范、有序。

4.请各学院在2022年11月14日之前将“2022级新生入学登记表”扫描成电子版，具体归档流程及要求参见附件2，并将入学登记表电子版和《XX学院2022级本科新生基本信息统计表》（附件3）一同发送至收集指导室邮箱：dasj@yangtzeu.edu.cn，，待核对无误、移交完毕，再将2022级本科生档案移交至学生档案室。

5.请各学院在2022年11月14日之前将填写完整、盖章完备的“2022级研究生学籍登记表”送到档案馆收集指导室扫描存档备查，具体归档流程及要求参见附件4，并填写《XX学院2022级研究生新生基本信息统计表》（附件5），待核对无误、移交完毕，再将2022级研究生档案移交至学生档案室。

五、联系信息

学生档案室：杨洁晶，联系电话:0716-8062752

办公地点：东校区1教1楼112室

邮箱：cjdxdas@163.com

收集指导室：戴晶晶、王丽，联系电话：0716-8060960

办公地点：东校区档案馆405办公室（图书馆南四楼）

邮箱：dasj@yangtzeu.edu.cn

附件1：《XX学院20 级学生档案移交清单》

附件2：长江大学2022级本科新生入学登记表归档流程及要求

附件3：《XX学院2022级本科新生基本信息统计表》

附件4：长江大学2022级研究生学籍登记表归档流程及要求

附件5：《XX学院2022级研究生新生基本信息统计表》

                                            长江大学档案馆

                                             2022年9月14日