各学院（部）：

根据《高等学校档案管理办法》和《长江大学档案管理办法》（修订）的有关规定，为做好2024年度研究生学位申请材料归档工作，确保档案及时、完整、规范归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围：

2024年硕博毕业生学位申请材料（纸质版），2023年未归档的毕业生学位申请材料，具体归档范围参照《长江大学2024年研究生学位申请材料归档范围及保管期限表》（附件1）执行。

二、归档时间及要求

（一）归档时间

各学院（部）教学秘书应在2024年7月5日之前完成2024年6月硕博毕业生学位申请材料立卷、整理、移交、归档工作；2024年12月硕博毕业生学位申请材料于研究生毕业后1个月内归档。本部门档案工作负责人负责监督实施。

（二）归档要求

1.学位申请材料应收集齐全，不应有缺件，所有文件为原件；

2.学位申请材料具体参照长江大学研究生学位申请材料归档指南（附件2）进行整理。

3.归档时间以双方签字盖章办理移交手续日期为准。

三、档案移交

1.整理完毕后学院（部）教学秘书将研究生卷内目录（附件3）、长江大学研究生学位申请材料移交清单（附件5）、长江大学归档硕博毕业生信息汇总表（附件6）发送至档案馆收集指导室邮箱：dasj@yangtzeu.edu.cn，邮件主题命名为：XX学院XX年级研究生学位申请材料，并留下学院教学秘书的姓名及联系方式，以便档案馆及时反馈归档情况。

2.学位申请材料经交接双方检查核对无误后，正式办理移交手续。携带研究生学位申请材料（纸质版）、论文电子版（光盘刻录一份、U盘一份，请勿发邮箱）和内容完整、签章完备的“长江大学研究生学位申请材料移交清单”（附件5）到档案馆办理移交手续。

四、联系方式

在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，工作人员（附件7）将提供具体的业务咨询和指导。

联系人：王丽、刘春丽

联系电话：0716-8060401

地址：档案馆收集指导室图书馆南四楼404办公室

长江大学档案馆

2024年5月11日