各学院（部）：

毕业生合影照片是广大校友在校学习历程的见证，是学校具有重要保存价值的档案资源，对学校和各单位开展纪念活动、举办展览等具有重要意义。为做好2024年度毕业生合影归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

2024届毕业生合影（照片电子版），包括班级、专业合影以及学院（部）大合影。

二、归档时间

各学院须在7月5日前完成毕业生合影的立卷、移交、归档工作。

三、归档要求

1.照片电子版为JPG或JPEG格式，须保持原始像素和尺寸，不得进行压缩处理。

2.照片上方须有题名：长江大学XX学院XX届XX专业XX班本科（硕士、博士）毕业生合影2022.6。如下图所示：

3．同一学年度毕业的本科、硕士、博士毕业生合影照片归为一卷，卷内照片结合专业、班号按学生类别（本科、硕士、博士）依次排序。

4.照片要求以“张”为单位详细填写照片文字说明（附件1），包括题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄者、人物及座次号、备注等信息。

（1）照片中所有人员都须标注姓名，做到姓名与人员一一对应。

（2）照片中涉及学校、院系领导的，请在领导姓名后加括号注明其职务。如：张三（院长）。

（3）备注是对照片的特殊情况予以说明。

四、移交验收

1.各学院（部）将电子照片、电子版《毕业生合影照片文字说明》（附件1）、电子版《长江大学毕业生合影照片移交清单》（附件2）统一汇总后发送到档案馆收集指导室邮箱dasj@yangtzeu.edu.cn。

2.经交接双方核对无误后，各学院（部）填写并打印《长江大学毕业生合影照片移交清单》（附件2）一式两份，到馆办理移交手续，交接双方签字盖章后各执一份备查。

五、联系方式

各学院（部）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员（附件3）将提供具体的业务指导。

联系人：王丽 刘春丽

联系电话：0716-8060401

办公地址：东校区图书馆南四楼404室

长江大学档案馆

  2024年5月21日