各学院（部）：

学生人事档案是记录和反映学生个人经历、学习和工作表现的历史记录,是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据。为入学的新生建立好个人档案，是个人与学校的责任和义务，也是学生管理工作中的重要事项。为做好2025级新入校学生人事档案材料归档工作，现将有关事项通知如下。

一、归档对象

2025级全日制普通本科生、硕士研究生和博士研究生。

二、归档内容

本科生：

1. 学生高中档案*

2. 入学登记表*

3. 其他相关材料（如团员材料、党员材料等）

硕士研究生：

1. 学生高中档案*

2. 学生大学档案*

3. 硕士研究生学籍登记表*

4. 其他相关材料（如团员材料、党员材料等）

博士研究生：

1.学生高中档案*

2. 学生大学档案*

3. 硕士研究生档案*

4. 博士研究生学籍登记表*

5.其他相关材料（如团员材料、党员材料等）

注：带星号的内容必须提供

三、工作要求

1.各学院在审核档案时须重点关注以下方面：

真实性：档案材料应为已办理完毕、手续完备的有效文件，且原则上应为原件；学生基本信息应保持一致、关联无误；档案须按规定进行密封。

齐全性：归档材料应符合规定的归档范围，无应归未归情况。

完整性：材料应履行必要的签字、盖章等程序，内容齐全、无缺失。

2.请各学院以年级为单位，按学生类别（本科生、硕士生、博士生），分别为档案做好编码工作，并用粗笔写到档案袋右下角。

3.荆州校区请在指定时间内，由负责老师将学生档案移交至东校区1教112室。

4.武汉校区按要求整理后由各学院集中存放并安排专人保管，档案馆适时安排检查。

5.提交学生档案时需一并提交《XX学院学生档案移交清单》（见附件）纸质盖章版和电子版。电子版请发送至邮箱cjdxxsda@yangtzeu.edu.cn

6.可参照“学生档案整理指南”整理学生档案。

四、移交时间

请各学院（部）新生辅导员认真做好组织安排落实工作，保证新生档案建档归档工作顺利有效进行。

联系人：秦林 陈思思

联系电话：0716-8062061

办公地点：东校区1教112室

档案馆

2025年10月29日