各学院：

根据《长江大学档案管理暂行办法（修订》的要求，为做好2023年度毕业生合影相关档案归档整理工作，确保档案及时、完整、规范地归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

2023届毕业生合影（电子版）及相关文字说明；另2022年度以前可以补充归档的毕业生合影，请分年度整理好一并归档。

二、归档时间

各学院须在6月30日前完成毕业生合影的立卷、移交、归档工作。各学院档案员须确保档案材料完整、齐全，不可漏归。各学院领导应重视本院毕业生合影的归档工作，督促本学院档案员做好档案归档工作，此项归档工作将作为年终学院目标管理考核的内容之一。

三、归档质量要求

1．毕业生合影电子版为JPG格式，要求照片保持原始像素和尺寸，不得进行压缩处理。图片须有以“长江大学XX学院XX届XX专业XX班本科（硕士、博士）毕业生合影2022.6”的题名。如：

2．同一学年度毕业的本科、硕士、博士毕业生合影照片归为一卷，卷内照片依次按学生类别（本科、硕士、博士）结合班号、专业先后排序。

3．毕业生合影照片要求以“张”为单位详细填写照片文字说明（见附件1），包括题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄者、人物及座次号、备注等信息。

（1）照片中所有人员都须标注姓名，做到姓名与人员一一对应。

（2）照片中涉及学校、院系领导的，请在领导姓名后加括号注明其职务。如：张三（院长）

（3）备注是对照片的特殊情况予以说明。如果毕业生存在留级、转学等学籍异动情况时，应在备注中予以注明，如：李四（留级）。

四、移交验收

毕业生合影须有详细的文字说明，移交时以学院为单位将电子照片、照片文字说明（见附件1）、《长江大学毕业生合影照片移交清单》（一式两份，见附件2）发送到档案馆邮箱，其中“移交清单”需加盖公章并手写签名。到学校档案馆办理移交手续，交接双方签字后各执一份备查。

各学院请按照本通知的要求，落实专人于规定时间内完成档案材料的归档工作。在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。

联系人：戴晶晶  王丽

办公电话：0716-8060401

邮箱地址：dasj@yangtzeu.edu.cn

                                                     长江大学档案馆

                                              2023年6月5日