校属各单位：

为推进学校档案工作规范化管理，确保2024年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，更好地记录学校发展历程，服务学校中心工作，根据《高等学校档案管理办法》、《湖北省档案管理条例》和《长江大学档案管理办法》的有关规定，档案馆开展2025年档案归档工作，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2024年度各单位在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料。具体归档范围参照《长江大学档案归档范围和保管期限》（附件1）执行。

2.应特别重视收集：

（1）2024年学校重大活动（如全校性活动、大型会议、外事活动、各项检查评估等）中形成的重要文件、协议合同、领导讲话稿及领导题词、照片、录像等材料。

（2）各单位及个人2024年度荣获的省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等，以及校地、校际交流和外事活动中获得的具有保存价值的实物。

3.往年遗漏的应归档的材料。

二、归档步骤、时间及要求

（一）归档步骤

1.收集：对照归档范围，结合单位工作职能和年度总结，把分散在本单位各科室、各工作人员手中的有保管价值的材料收集起来，确保材料完整、齐全、准确、系统。

2.整理：参照档案归档指南（附件2）对收集的纸质材料进行分类、组卷、组件、编页、排序，并加盖归档章；对收集的电子材料进行命名、分类、排序。

3.编目：整理本年度归档材料后，编制归档文件目录电子版（附件3），联系收集指导室进行目录审核。

4.装盒：将归档文件目录纸质版（附件4）、备考表（附件5）和归档材料装入档案盒。

5.审核：移交收集指导室，进行纸质档案和电子文件的双套审核，检查纸质档案与对应电子文件的一致性。

6.移交：经双方审核无误后，各单位填写档案移交清单（附件5）一式两份，并携带各类档案原本（纸质档案与电子文件）和归档文件目录电子版（附件3）、纸质版（附件4）到档案馆办理移交手续。

（二）归档时间

第一阶段：在4月30日之前，各单位收集2024年度归档材料，完成整理、编目，进行归档文件目录电子版（附件3）初审。即完成归档步骤第1-3的内容。

第二阶段：在5月30日之前，各单位完成档案的装盒、审核、移交等工作，即完成归档步骤第4-6的内容。

 （三）归档要求

1.请各单位高度重视归档工作，档案工作负责人切实加强对档案工作的领导，安排督促归档工作，高质量完成档案归档工作任务。档案员认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，切实履行归档职责，任何单位和个人不得将归档材料据为己有。

2.严格实行单位立卷归档，各单位按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理人员及时整理档案和立卷，在规定时间内移交档案馆。

3.各单位增强档案意识，做到归档材料收集齐全、档案整理规范、目录录入准确。

4.按档案“双套制”管理原则，纸质版、电子版文件一同收集归档，不应有缺件、破损，所有文件应力求原件，如无原件，加盖归档单位公章。

5.各单位归档情况将作为2025年度目标管理“档案工作”主要考核内容进行考核评分。

6.各单位在归档工作中如有任何疑问，请及时联系档案馆，收集指导室将提供具体的业务指导。

三、联系方式

联系人：戴晶晶 刘春丽

联系电话：0716-8060401

办公地址：东校区图书馆南四楼404室

附件：1.长江大学各单位归档范围和保管期限表

2.归档指南

3.归档文件目录电子版

4.归档文件目录纸质版

5.备考表

6.档案移交清单

                                长江大学档案馆

                                2025年3月4日