各学院（部）：

毕业生合影是广大校友在校学习历程的见证，是学校具有重要保存价值的档案资源，对学校和各单位开展纪念活动、举办展览等具有重要意义。为做好2026届毕业生合影归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

2026届毕业生合影（照片电子版），包括班级、专业合影以及学院（部）大合影。

二、归档时间

各学院须在6月30日前完成毕业生合影的网上立卷和审核、到馆移交和归档。

三、归档要求

各学院（部）整理本年度毕业生合影照片，填写《声像类预立库-SX-打印〔声像档案移交清单〕附件挂接规则5 - 毕业合影专用》（附件1），上传至综合档案管理系统；将每个条目对应的电子照片进行上传（上传方法见附件2视频），要求每个条目与其电子照片一一对应；然后提交提交业务审核，等待收集指导室审核。

1.照片电子版为JPG格式，须保持原始像素和尺寸，不得进行压缩处理。

2.照片上方须有题名：长江大学XX学院XX届XX专业XX班本科生（硕士生/博士生/研究生/全体）毕业合影，题名下面需标上拍摄日期，如20260608。

3.同一学年度毕业的本科、硕士、博士毕业生合影照片归为一卷，卷内照片结合专业、班级按学生类别（本科、硕士、博士）依次排序。

4.每个学院为“案卷级”，每张合影照片为“文件级”，填写《声像类预立库-SX-打印〔声像档案移交清单〕附件挂接规则5 - 毕业合影专用》，包括正题名、日期、地点、拍摄者、人物座次表、附注等信息。

（1）照片中所有人员都须标注姓名，做到姓名与人员一一对应。

（2）照片中涉及学校、院系领导的，请在领导姓名后加括号注明其职务。如：张三（院长）。

（3）对照片的特殊情况予以说明，比如未参加拍照的毕业生：XX/留级的毕业生：XX/转学的毕业生：XX，如无可省略此项。

四、移交验收

审核通过后，在档案系统内在线打印《声像档案移交清单》一式两份，办理移交手续，交接双方签字盖章后，各执一份备查。

五、联系方式

各学院（部）在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务指导。

联系人：刘春丽 吴望生

联系电话：0716-8060401

办公地址：东校区图书馆南四楼404室

附件：

1.声像类预立库-SX-打印〔声像档案移交清单〕附件挂接规则5 - 毕业合影专用

2.档案系统上传使用说明视频

    2.1-声像库批量导入条目

    2.2-文件点对点直接上传；多文件改名为对应档号后，批量挂接

    2.3-审核驳回后查看修改意见，重新提交审核

    2.4-提交业务审核及审核完毕打印目录

长江大学档案馆

2026年5月20日