关于印发《长江大学档案信息化建设实施意见》的通知

各院系、各单位：

为了配合学校“数字化校园”建设工作的开展，根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《全国档案工作“十二五”发展规划》要求，特制定《长江大学档案信息化建设实施意见》。并决定从2015年开始实施全校各单位形成的档案材料的电子文件与纸质文件同步归档措施，以便尽快实现以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在学校档案馆的目标。档案馆要及时将非保密的电子文件全文输入到档案信息管理数据库，并在校园网上向广大师生提供档案全文信息服务。

现将《长江大学档案信息化建设实施意见》印发给你们，请参照执行。

特此通知。

附件：《长江大学档案信息化建设实施意见》

附件：

长江大学档案信息化建设实施意见

高校档案是高校重要的本源性信息源，高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统及数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。为推动全校各单位档案管理现代化、信息化和服务利用工作网络化，根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《电子文件归档及电子档案管理规范》，现提出长江大学档案信息化建设实施意见如下：

一、长江大学档案信息化建设现状

全校现有系处级以上单位共70多个，每年都要形成教学、科研、党政管理、基建、会计、出版、声像、实物等类档案近万卷。为了管理好这些档案，除了学校建立档案馆以外，全校各单位都配备了兼职档案员，各院系都设立了科技档案、教学档案分室。目前仅档案馆馆藏的各类档案已达7万多卷（不包括各院系档案室保存的档案）。档案馆和各院系馆藏的档案、资料基本上都经过规范化整理，编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。

为了尽快适应现代社会对档案信息的需求，我校早在1983年就开始采用计算机管理科技档案信息，设计了“微机科技档案管理系统”，是全国档案界最早利用计算机管理档案信息的单位。经过20年的努力，我校应用计算机管理档案的技术水平有了显著的提高。校档案馆先后自行开发了6套档案管理软件，管理档案目录、全文和多媒体档案信息，自行开发了档案全文自动著录系统。并将1992年以来校长办公室打印的所有电子文件全文全部归档。现已录入计算机的档案案卷目录和文件目录信息40多万条，校长办公室打印的电子文件全文5000多份，扫描照片15000多张，采集学校重大活动视频200多项。档案馆录入数据库的信息已达馆藏档案的80%以上。1997年，档案馆在全国档案界率先开通了国际互联网上的档案网站，并通过校园网将20多万条非保密的档案信息挂上校园网，现在访问人数已近20万人。

从全校情况来看，我校计算机档案管理工作现处在管理档案目录信息的阶段，文件的全文管理尚处在起步阶段。在各部处各院系中仅有少数单位使用计算机管理档案信息，大部份单位仍在用手工操作。随着校园网的开通和“数字化校园”建设的逐渐深入，各单位已普遍使用计算机编辑、打印和收发文件，每年都有大量电子文件产生。但这些已经存储在计算机磁盘上的电子文件，多数未能妥善保存；有的虽有保存，但缺乏统一科学合理的管理办法，难以进行有效的管理，造成人力、财力和信息资源的浪费，导致已经产生的有保存价值的电子文件（档案）有流失的危险。

二、档案信息化建设目标

根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《全国档案工作“十五”发展规划》要求，我校档案信息化建设的总体目标是：以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，并为学校党政领导、广大师生和社会提供方便、快捷的利用服务。在学校信息化建设领导小组及各部门的支持下，以校园网为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在校园网上实现电子文件全文的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。