在数字化校园建设过程中，各单位形成电子文件（档案）管理要逐步实现以下目标：

1、各单位兼职档案员负责本单位形成的纸质文件和电子文件的收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管等全过程管理，以确保档案管理工作的连续性。

2、各单位形成的应归档的电子文件交给本单位兼职档案员管理和提供利用。各单位档案室作为归档电子文件的原始信息接收和管理的信源单位，要积极创造条件逐步实现电子文件实时归档，保证本单位产生的电子文件真实、完整、安全地保存。同时将具有永久、长期保存价值的电子文件全文，通过数字化校园上的文件管理系统上载到档案馆的服务器。

3、学校档案馆与学校信息管理部门密切配合，建立"电子文件（档案）数据管理中心"（简称文档数据中心）。该中心设在学校档案馆，是学校信息资源库的重要组成部分。文档数据中心集中管理校园网内各单位的归档电子文件，并在校园网上提供非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

4、积极推进档案全文数据库和多媒体档案数据库建设。在全校范围内大力推进电子文件全文归档工作，同时加强馆藏纸质文件全文的数字化工作。档案馆与教育技术中心密切配合，将全校重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于全校各单位利用。

5、学校档案馆在校园网平台上建立"数字档案馆"或档案网站，使全校广大师生和公众可通过 "数字档案馆" 获得"一站式"的已公开的现行文件和开放档案的查询、利用服务。

三、档案信息化建设主要任务
在数字化校园和电子政务建设工作中，档案部门重点配合信息资源库的建设，建立文档数据中心和"数字档案馆"或档案网站。文档数据中心的任务是对学校党委、行政电子政务系统产生的应归档电子文件进行实时归档管理和即时提供利用，"数字档案馆"或档案网站的任务是为党委、行政部门、广大师生和公众提供馆藏档案信息、已公开现行文件信息的检索和利用。同时做好未纳入党委、行政电子政务系统单位的电子文件的收集、管理工作，保证有价值的电子信息真实、完整、安全地收集到档案管理部门，并及时提供利用。

（一）加快档案信息资源建设

1、全校各单位、各院系档案室负责收集和保管本单位已经产生的应归档的电子文件，最大限度地降低已生成的信息资源的流失，并将电子文件的数据信息输入数据库，以便于提供检索利用服务。从2003年开始，采取归档电子文件与纸质档案并存的措施，即纸质文件归档时，须同时将同版本的电子文件归档。

2、学校档案馆要提前做好收集和接收电子文件的组织准备、技术准备和人员培训工作。要建立文档数据中心管理系统，创造条件接收全校各单位归档的电子文件，并在校园网中提供检索利用服务。在学校电子公文交换系统正式运行后，逐步实现：

光盘或网络接收应归档电子文件；

开通现行电子文件目录和档案目录检索服务；

开通非密级现行电子文件全文和开放档案全文利用服务，为学校党委和行政领导以及各部门提供已归档电子文件、档案查询及全文利用服务。

档案馆要发挥文档管理的技术优势，以统一标准的格式存储电子文件，编制电子文件检索分类索引数据库，保证政务系统中产生的电子文件信息数据的真实性、完整性、有效性、安全性和方便、快捷提供利用，保证电子文件长期存储数据的安全、准确迁移，保证存储的电子文档信息长期利用。

3、建设"数字档案馆"或档案网站，充分发挥档案网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。对现已开通的“档案馆”和“校史博物馆”两个网站，今后还要不断加以完善，丰富网站内容，有计划地上载开放档案目录，同时上载可公开的档案全文信息，向全校和社会提供网上目录和全文信息查询和利用服务，进一步发挥档案信息资源服务学校和社会的作用。