4、学校档案馆要设立档案信息数字化服务中心，充分发挥设备、人员和技术优势为各单位档案室提供文档数字化服务。数字化工作的计划目标是：

三年内全校各单位档案目录须全部录入数据库，其中档案目录可通过档案馆文档数据中心提供查询利用服务。

加大开放档案全文、基建档案图纸和照片档案数字化力度，5年内实现重要馆藏档案全文、所有基建图纸和所有照片档案的数字化工作。

抓紧对新形成的视频档案、音频档案数字化和实时归档工作。档案馆在校史博物馆和数字化校史博物馆筹建期间，已将学校教育技术中心形成的和向各地校友征集到的重要视频档案数字化；从现在起即对新形成的重大活动录像档案数字化，并逐步做到校内新闻的实时采集与归档。

（二）加强基础设施与应用系统的建设

1、应用软件系统方面：

档案馆新开发的可在校园网上使用的基于B/S结构的“南大之星6.0版多媒体档案网络管理系统”，已在教育部办公厅档案处和多所高校使用。今后要进一步提高该软件的性能，增加智能化信息自动著录和相关软件集成功能，使之成为既能管理档案目录二次信息，又能自动提取电子文件全文中的目录信息，安全管理电子文件全文及数字化的多媒体档案，成为管理、检索、存储功能完善、在国内处于领先地位的软件系统。

学校开发办公自动化系统时，其电子文件归档管理及电子文件目录、电子文件全文管理功能，须符合档案管理要求和技术标准，确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性。

进一步开发文档数据中心、数字档案馆运行管理系统专用软件。专用软件包括：档案信息数字化专用软件；文档数据中心、数字档案馆运行管理、数据存储、迁移转换软件；档案信息搜索引擎；档案信息数据安全、存储、备份软件等。各应用系统须符合档案管理的要求和国家有关标准，在确保原始信息数据安全可靠的基础上，具有高起点、高技术含量和较高的智能化水平。

开发电子文件自动采集、文档著录信息自动获取软件，以提高电子文件归档和著录工作效率和管理水平。

2、硬件基础设施方面：

学校在建设数字化校园的同时，应统一规划、同步建设文档数据中心、数字档案馆或档案网站的硬件设施。

各机关单位存储归档电子文件的计算机设备是本单位网络中的重要组成部分，它负责存储和备份本单位全部电子文件数据。各单位在建设内部计算机网络系统时，存储和备份电子文件的相关硬件设备应是单位局域网建设的重点之一。

各单位局域网建设时，本单位的电子文件管理员或档案员应积极参与，主动提建议，使系统能够符合档案管理的要求。存储归档电子文件及数据的计算机设备，其安全可靠性应高于其它设备，并需考虑异地备份设备。

学校文档数据中心是校园网信息资源库的重要组成部分，承担存储和备份党委、行政各部门产生的应归档电子文件的职能。文档数据中心的局域网络系统建设，应纳入校园网建设规划。

（三）加快有关标准和规范的制定

1、根据国家有关规定制定本校相关的标准与制度。

在已经颁布的有关档案著录标准、《电子文件归档与电子档案管理规范》（待批）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等技术标准的基础上，制定我校电子文件信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使电子文件的管理更具有操作性。
　　制定电子文件归档、整理、公布、利用的工作规范；建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度，使之逐步纳入法制化管理的轨道。

2、归档电子文件（档案）存储要求。

收集、接收的电子文件须保证与归档的纸质文件内容、版式一致。

应用通用工具形成的电子文件，收集时应注明电子文件存储格式，处理工具、版本等电子文件生成环境信息。应用非通用工具形成的电子文件，收集时需转换为通用的文件存储格式。

推荐的电子文件格式包括以下几个方面：