文字型电子文件格式：TXT、XML、RTF（应用word、WPS 字处理软件形成的电子文件，可直接保存word、WPS格式，但须同时保存同名TXT格式电子文件）。

图像型电子文件格式：TIFF、JPEG。

应用多媒体技术获得的音频电子文件格式：WAV、MP3；

视频电子文件格式：AVI、MPEG。

归档电子文件须详细登记电子文件存储格式、处理工具、版本等电子文件生成环境信息，并与归档电子文件一并保存。

电子文件稿本代码：M－草稿性电子文件；U－非正式电子文件；F－正式电子文件。

电子文件类别代码：T－文本文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A－声音文件；M－多媒体文件；P－计算机程序；D－数据文件。

归档电子文件须存储在符合要求的存储器中，并应及时对电子文件进行备份，存储于能脱机保存的载体上。推荐采用的载体的优先顺序是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许用软磁盘作为长期存储归档电子文件的载体。

（四）档案信息安全保密体系建设

档案馆和各单位档案室要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库的安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案馆内部的存储数据库和电子文件的局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。

档案馆在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。非公开的档案信息一律不得上档案馆以外的网；在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。

四、档案信息化建设的主要措施

（一）做好档案信息化建设的宣传工作

由于这是一项开创性的工作，广大师生对这项工作意义和实施办法不了解，为确保此项工作的顺利开展，学校档案馆要主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作。除了向各院系、各单位印发相关文件外，还要具体将各单位应归档电子文件的归档范围及上载到档案馆服务器的办法在校园网上公布，同时发到各单位领导及有关人员信箱中，扩大宣传面，提高大家对档案信息化建设的认识。学校档案馆还要深入到各单位进行电子文件形成与归档情况调研工作，广泛听取各单位对这项工作的意见和建议。

（二）落实各单位电子文件及档案管理人员，加强人员培训

首先，要建立全校电子文件及档案管理员工作网络。加快档案信息化建设急需一批专业人才，特别是既懂管理又懂计算机应用技术的复合型人才。因此各单位、各院系要指定一名责任心强、有一定计算机管理水平的工作人员，具体负责各单位电子文件及档案管理工作。其次，采取引进和培养并重的措施，提高管理人员的业务素质：一是认真做好现职人员计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训。二是积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造学习高新技术知识的良好环境。三是重视计算机人才的配备工作。尤其是学校档案馆要配备2～3名具有本科或硕士研究生学历的计算机专业人才，对他们进行档案专业知识培训，使之成为具备档案、计算机专业知识和技能的复合型人才。

（三）加快数字化档案馆与电子文档中心建设

档案信息化建设是当前和今后一个时期全校档案部门的重点工作。各级领导都要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的重要地位和作用，自觉把档案信息化工作与党委、行政的办公自动化结合起来。各级领导和信息部门要把档案的信息化工作作为学校政务信息化建设的重要组成部分，加强领导、统一规划，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。

同时，要把学校文档数据中心和数字档案馆建设资金，列入校园网建设统筹安排，统一管理。要按照经济、实用和节约的原则，提高资金使用效率，切忌脱离实际，反对铺张浪费。文档数据中心、数字档案馆日常运行、维护所需费用，纳入学校信息资源库的运行、维护经费之中，统一安排，专项管理。